Pagamenti nel settore della traduzione – Come automatizzare la fatturazione

Come le agenzie di traduzione possono dimezzare il costo totale del processo di pagamento, ottenendo una crescita dell'EBITDA fino al 50%.

I fattori chiave che alimentano la crescita di un'azienda di traduzioni sono le attività di vendita e marketing e la scalabilità della produzione, dove l'automazione dei pagamenti gioca un ruolo importante. Sebbene l'efficienza del processo di pagamento venga spesso trascurata nelle fasi iniziali, diventa essenziale quando l'azienda inizia a crescere. È possibile avviare un'attività di fornitura di servizi linguistici (LSP) con pochi fornitori. Ma man mano che l'azienda cresce, si inizia a lavorare con decine e poi centinaia di liberi professionisti, ognuno dei quali completa diversi lavori al mese. Sarà quindi necessario calcolare gli accantonamenti per diverse centinaia di lavori ogni mese e poi pagare utilizzando i metodi preferiti dai fornitori. A quel punto, probabilmente si assumeranno diversi dipendenti per gestire l'intero processo di fatturazione e pagamento. Con l'aumentare del volume di lavoro di routine, la fatturazione e i pagamenti diventano un collo di bottiglia nel flusso di lavoro. Anche se potresti ottenere buoni risultati nelle vendite, nel marketing e nella traduzione in quanto tali, potresti fare pochi progressi a causa di una fatturazione e di pagamenti inefficienti. Quindi, è essenziale automatizzarli se vuoi avanzare a un livello in cui puoi gestire comodamente centinaia o migliaia di fornitori e clienti in tutto il mondo.

Un altro ostacolo significativo alla crescita è rappresentato dai pagamenti da parte dei clienti esteri. Nei paesi con mercati finanziari meno sviluppati, questo processo può rivelarsi molto complicato per entrambe le parti. I clienti hanno difficoltà a effettuare bonifici bancari verso queste località e potrebbero scegliere fornitori con sede negli Stati Uniti o nell'Unione Europea semplicemente perché è più facile pagare loro. A ciò si aggiungono i costi della conversione obbligatoria della valuta e le commissioni per l'accredito del denaro sul proprio conto locale, che potrebbero essere piuttosto elevati.

Parlando con migliaia di nostri utenti in tutto il mondo, abbiamo trovato un modo per evitare le tipiche insidie e diventare più competitivi e in rapida crescita automatizzando la gestione della catena di fornitura e, in particolare, le operazioni di pagamento.

Le migliori pratiche riportate di seguito descrivono sei procedure chiave che gli LSP possono automatizzare per aumentare l'efficienza e incrementare i propri profitti fino al 50%.

Non è necessario stipulare contratti separati con ogni singolo freelance o fornitore di servizi linguistici. È sufficiente firmare un unico contratto di servizi di traduzione con Smartcat e pagare un'unica fattura che include i pagamenti a tutti i fornitori che avete ingaggiato durante quel periodo. Potete configurare i vostri termini di pagamento, quindi non dovrete modificare le vostre attuali procedure di pagamento.

Smartcat automatizza i pagamenti e le pratiche burocratiche con ogni singolo libero professionista o fornitore di servizi linguistici (LSP).

Immaginate di non dover gestire tutti questi accordi e di non dovervi occupare di centinaia di transazioni mensili. Questo cambiamento avrà un impatto enorme sulla vostra efficienza, soprattutto se avete già decine (e oltre) di fornitori attivi.

Se avete la fortuna di risiedere in un Paese economicamente sviluppato e di effettuare pagamenti solo all'interno dei suoi confini, i costi di transazione potrebbero essere relativamente contenuti. Ma se il tuo processo di pagamento coinvolge più di un paio di paesi con condizioni favorevoli, inevitabilmente spenderai fino al 5-10% solo in commissioni per i trasferimenti di denaro. Inoltre, potreste non avere una visione chiara di dove spendete ciò che spendete, poiché l'analisi di queste transazioni richiede ancora più tempo. Questo senza contare il tempo che impiegate per riconciliare i metodi di pagamento, negoziare accordi, considerare le conseguenze fiscali e concordare la ripartizione delle commissioni con i beneficiari. Di solito si tende a dimenticare, ignorare o semplicemente avere difficoltà a calcolare queste aggiunte ai costi di transazione. Si stimano i costi di pagamento come semplici costi di transazione diretti e poi ci si chiede dove sia finito il margine.

Con Smartcat, basta effettuare un bonifico bancario o un pagamento online con carta utilizzando le proprie condizioni di pagamento, e il gioco è fatto. Il resto è automatizzato e gestito da Smartcat.

I diversi paesi trattano in modo diverso le questioni fiscali relative ai pagamenti da parte delle aziende a privati. Lo stesso vale per i pagamenti effettuati oltre confine. Tutte queste differenze fiscali nel trattare con i liberi professionisti sono retaggi di decenni fa, quando il business non era così globalizzato come oggi e le aziende non lavoravano con liberi professionisti remoti tanto quanto fanno oggi. Nel settore della traduzione, se si vuole crescere, è necessario occuparsi di combinazioni linguistiche diverse dalla propria lingua madre, quindi è necessario lavorare con liberi professionisti provenienti da diversi paesi. In media, solo il 10% delle persone coinvolte nelle attività di un'agenzia di traduzioni sono dipendenti interni, mentre il resto sono liberi professionisti provenienti da tutto il mondo. Tuttavia, le differenze permangono e non è auspicabile che il team contabile perda tempo a studiare i rischi fiscali e di conformità. Per operare in modo efficiente e su larga scala in queste circostanze, è necessario disporre di un processo trasparente e unificato per i pagamenti di massa a tutti i fornitori in tutto il mondo.

Non è necessario pensare alle imposte da pagare o ai moduli da compilare in base alla residenza fiscale del beneficiario.

E non è necessario modificare i propri quadri giuridici e finanziari per stare al passo con i continui cambiamenti delle leggi fiscali, soprattutto se si lavora con decine di paesi. Mantenere un unico accordo con Smartcat è facile e trasparente. E si ha sempre la certezza di essere pienamente conformi ai requisiti fiscali.

L'inserimento di nuovi fornitori non è mai stato un compito facile. Questi tendono a porre molte domande prima di accettare i termini e le condizioni e di essere pronti per iniziare il loro primo lavoro vero e proprio. I responsabili degli acquisti devono esaminare le tariffe dei fornitori, i programmi di sconto e i termini e le modalità di pagamento, il che comporta un ulteriore carico di lavoro amministrativo. A volte questo comporta la mancata aggiunta di un fornitore testato con successo che desideravi davvero nel tuo team. Questi problemi tendono a ripresentarsi anche se la prima fase ha avuto esito positivo: i fornitori modificano continuamente le loro informazioni finanziarie e commerciali e tu sprechi più energie con ogni nuovo fornitore che entra a far parte del team.

In alternativa, puoi semplicemente delegare questo compito a Smartcat e non pensarci più.

Anche i fornitori sono più soddisfatti. Hanno tutti i loro dati disponibili e gestibili online 24 ore su 24, 7 giorni su 7, possono visualizzare i termini e le condizioni e hanno a disposizione una varietà di metodi di pagamento tra cui scegliere per ogni paese. In base alla nostra esperienza con gli LSP in diversi paesi, fino alla metà del tempo che dedicano alla gestione dei fornitori è impiegato per l'onboarding dei fornitori e la successiva riconciliazione continua dei termini e delle condizioni. L'altra metà è solitamente dedicata alla ricerca e al collaudo. Quindi, eliminando questo carico di lavoro, il vostro team VM diventa due volte più efficiente.

La fatturazione richiede molto tempo se i PM devono gestire manualmente tutte le statistiche di progetto e calcolare l'importo dovuto a ciascun fornitore. Di solito lo fanno in un foglio di calcolo o in un TMS (Translation Management System) e non possono monitorare automaticamente i lavori eseguiti dai fornitori. Quindi devono farlo ogni volta che qualcosa cambia, e in un progetto di traduzione qualcosa cambia continuamente. Il numero di parole pagabili può cambiare dopo il completamento a causa delle corrispondenze TM. Alcuni fornitori potrebbero non essere in grado di completare il loro incarico entro la scadenza, quindi i PM devono aggiungere altri fornitori e ricalcolare il conteggio iniziale delle parole. E così via. Questa è una routine quotidiana per molti LSP.

Ora immaginate che la maggior parte di questi calcoli venga eseguita automaticamente mentre il lavoro viene completato. Avrete piena trasparenza e certezza su quanto dovete a qualsiasi fornitore in un dato momento.

Hai sempre tutto ciò che ti serve per pianificare il tuo flusso di cassa. E i fornitori possono monitorare online quanto hanno guadagnato in un determinato periodo. Questo di solito alleggerisce fino al 10% il carico di lavoro dei tuoi team di gestione dei progetti e contabilità. E questo è un vantaggio enorme se lo si ricalcola in termini di guadagni!

Non è sempre altrettanto conveniente pagare un fornitore di servizi all'estero e all'interno del proprio paese. Questo è uno dei motivi per cui molto spesso un acquirente preferisce rivolgersi a un fornitore di servizi linguistici locale. Ci sono paesi in cui questo problema è particolarmente complesso e pagare/essere pagati può essere difficile per il cliente e costoso per voi. Conversione in valuta locale, commissioni bancarie esorbitanti solo per accreditare denaro sul tuo conto e ancora più scartoffie: tutto questo non ti aiuta a gestire l'attività in modo efficiente e a crescere rapidamente. La soluzione più ovvia è registrare e gestire la tua entità giuridica in un altro paese, ad esempio negli Stati Uniti, il che rende le transazioni finanziarie più facili per te e per il tuo cliente. Non è affatto una cattiva idea, ma richiede un investimento iniziale, sia in termini di denaro che di tempo, che può rivelarsi più costoso del costo delle transazioni stesse. Richiede anche costi di manutenzione e non vorrete certo che il vostro costoso commercialista statunitense crei problemi con i vostri numerosi liberi professionisti provenienti da paesi diversi. Non tutti hanno la specializzazione necessaria per trattare con fornitori di paesi diversi. E non vorrete certo un avvocato ancora più costoso se qualcosa va storto con le tasse.

Il modo più semplice, affidabile e conveniente per farlo sarebbe quello di avere Smartcat come partner che fattura ai tuoi clienti per tuo conto, ovunque e ogni volta che ne hai bisogno.

L'eleganza di questa configurazione sta nel fatto che, oltre a eliminare il fastidio di ricevere pagamenti da clienti all'estero, consente di utilizzare lo stesso denaro per pagare i propri freelance ovunque si trovino, eliminando una transazione aggiuntiva. In questo modo è possibile raddoppiare la propria efficienza rispetto alla semplice automazione della fatturazione e dei pagamenti.

Secondo alcuni dei nostri utenti, l'automazione delle sei routine sopra elencate ha permesso loro di dimezzare i costi totali di pagamento, con un conseguente aumento dell'EBITDA fino al 50%.

Il guadagno in termini di efficienza ti offre un vantaggio competitivo nella regione, accelerando la tua crescita globale.