Gestione dei fornitori e come farlo bene nei servizi linguistici

I traduttori sono il sangue che scorre nelle vene di qualsiasi azienda di traduzioni. Ma affinché un organismo sia sano, non basta avere sangue a sufficienza, occorre anche un sistema vascolare adeguato che lo trasporti rapidamente dove serve. Allo stesso modo, affinché un'azienda di traduzioni abbia successo, è necessaria una gestione adeguata dei fornitori.

Per gestione dei fornitori intendiamo l'approvvigionamento, l'assegnazione e il mantenimento dei rapporti con le persone che svolgono il lavoro effettivo nella vostra attività di traduzione: traduttori, revisori, correttori di bozze, specialisti di DTP e così via.

Come per qualsiasi sistema complesso, anche la gestione dei fornitori di servizi di traduzione è soggetta a inefficienze e imprevisti. In questo white paper individuiamo i principali ostacoli che la maggior parte dei fornitori di servizi linguistici deve affrontare nella gestione dei fornitori e condividiamo alcuni suggerimenti su come superarli.

Anche quando si dispone di un database ampio e affidabile di freelance, ci saranno sempre progetti che richiedono un ulteriore livello di affidabilità. Se il testo è molto specifico o se è necessario mantenere uno stile coerente nonostante l'assunzione di molti freelance, è importante assicurarsi che i freelance traducano bene e con lo stesso stile. Altrimenti, si rischia di ottenere un documento disordinato nel suo insieme, indipendentemente dalla qualità delle sue parti costituenti.

Gestire una campagna di test su larga scala per traduttori è un vero grattacapo. È necessario pubblicare annunci su diverse bacheche di lavoro e/o forum, quindi inviare tantissime e-mail e riceverne altrettante in risposta. Nel frattempo, si ricevono sempre le stesse domande e si ripetono le stesse discussioni all'infinito, impiegando troppo tempo solo per portare avanti il processo.

Le opzioni a tua disposizione sono due: creare autonomamente un processo efficiente oppure esternalizzare il servizio di gestione dei fornitori. In quest'ultimo caso, potrai dimenticarti delle preoccupazioni amministrative. Basterà inviare il documento che si desidera utilizzare per la valutazione al fornitore di VM, che utilizzerà un processo rigoroso e collaudato per eseguire i test. Idealmente, è necessario poter esaminare i test comodamente in un unico luogo e aggiungere rapidamente tutti i freelance che hanno superato il test al proprio strumento TMS, in modo da poterli invitare rapidamente ai progetti futuri.

Anche se riesci a inviare i test e ottenere un numero sufficiente di risposte, come fai a sapere esattamente quali sono quelle valide? Se sei un madrelingua della lingua di destinazione, è un conto, ma se non lo sei? Devi assumere revisori madrelingua in quella lingua, anzi, in ogni combinazione linguistica. Ma come fai a sapere se i tuoi revisori sono validi?

Per uscire da questo circolo vizioso, è necessario avere esperienza di lavoro con molti revisori di test e selezionare i migliori. Ciò è difficile da ottenere a meno che non si eseguano test di traduzione continuamente, ogni giorno. Anche in questo caso, affidarsi a un fornitore esterno di VM consente di avere la certezza che i test dei candidati saranno gestiti da revisori competenti.

In qualsiasi attività commerciale, i clienti vogliono pagare meno e i fornitori vogliono sempre guadagnare di più. La soluzione ideale è quella di trovare un compromesso in cui il cliente paga ciò che può permettersi e il fornitore guadagna ciò che merita. Purtroppo, quando si tratta di traduzioni, il risultato è solitamente una soluzione imperfetta: il cliente paga meno e il traduttore riesce a malapena a mantenere la propria tariffa oraria sufficientemente alta lavorando molto più velocemente di quanto sia necessario per fornire una qualità accettabile. Ciò può comportare il mancato controllo del proprio lavoro, la produzione di una traduzione letterale che non suona naturale o l'inserimento di una traduzione automatica leggermente modificata invece di una traduzione adeguata.

La cosa peggiore è che, a differenza di un servizio taxi, dove è possibile capire immediatamente se l'autista è imprudente, non ci si accorge che una traduzione è scadente finché non è troppo tardi, per i motivi già citati nel capitolo precedente.

Per ottenere la migliore garanzia possibile contro traduttori troppo costosi o poco efficienti, tu o il tuo fornitore di VM dovete:

• Tenetevi aggiornati sui prezzi medi per ciascuna combinazione linguistica e specializzazione.

• Evitate di assumere chiunque abbia prezzi molto superiori allo standard di mercato, a meno che non vi sia un motivo valido per farlo.

• Utilizzate strumenti automatizzati che aiutano a individuare la traduzione automatica quando è richiesta una traduzione umana.

Un errore fin troppo comune dei "giovani" fornitori di servizi linguistici è quello di lanciare una vasta campagna di test senza alcun piano concreto di assunzione o, peggio ancora, con piani di assunzione falsamente assicurati che non si concretizzano mai. Essi creano un database di "buoni" traduttori da conservare e utilizzare in futuro.

Ma questo non funzionerà:

• I traduttori non amano le agenzie che li sottopongono a test laboriosi e poi scompaiono. Ciò non significa che rifiuteranno la vostra offerta un anno dopo, ma il rapporto sarà già compromesso a quel punto.

• I traduttori, specialmente quelli che accettano test non retribuiti, sono molto instabili in termini di disponibilità. Nel giro di un anno, potreste scoprire che metà dei vostri "reclutati" non lavora più come traduttore.

• Altri avranno aumentato le loro tariffe, il che è una progressione naturale per un traduttore, quindi le vostre stime di budget iniziali saranno errate.

Quindi devi tenere i traduttori costantemente occupati, in modo che rispondano rapidamente alle tue nuove richieste di progetti. Anche in questo caso, potrebbe essere più facile con un fornitore di VM esterno. Che tu stia cercando una dozzina di traduttori per un progetto di grandi dimensioni o un solo traduttore per una combinazione linguistica o un argomento raro, probabilmente li troverai più velocemente in questo modo che da solo.

Infine, nella maggior parte dei paesi, non è possibile semplicemente assumere qualcuno, ad esempio un traduttore, e pagarlo. Sono necessarie "prove documentali": certificati di accettazione, fatture, relazioni e così via. La parte peggiore è che queste variano da paese a paese e, indovinate un po', se gestite un'agenzia di servizi linguistici, almeno una multilingue, sarete costretti a lavorare con persone provenienti da paesi diversi. E poi ci sono le tasse: ogni paese ha le proprie. Non tenere conto di questi aspetti può comportare una perdita inaspettata di profitti o, peggio ancora, multe.

Sebbene non si tratti di un servizio molto diffuso, alcuni fornitori di servizi di gestione dei fornitori possono occuparsi anche delle pratiche burocratiche, così non dovrete preoccuparvi affatto di documenti o tasse. In questo caso, pagherete semplicemente una fattura complessiva mensile, o secondo quanto concordato, risparmiando decine di ore ogni mese.

Quando gestisci i tuoi progetti di traduzione, rischi di perdere slancio e qualità. Per stare al passo con il mercato e mantenere in volo la tua attività di traduzione, hai due opzioni:

1. Assumere responsabili dei fornitori dedicati. Questa potrebbe essere l'opzione preferibile se la vostra azienda è grande e può permettersi personale aggiuntivo non produttivo. Ma se siete piccoli e in crescita, potreste voler spendere il costo di un'intera unità FTE - o più - per qualcosa di più efficace, come lo sviluppo del business, le vendite o il marketing.

2. Utilizzare un fornitore esterno di servizi di gestione dei fornitori. Esternalizzando la funzione VM, non solo risparmi i costi amministrativi aggiuntivi associati all'assunzione di un dipendente a tempo pieno, ma ti liberi anche dei relativi grattacapi organizzativi e gestionali. Inoltre, l'economia di scala fa sì che il team del fornitore, che si occupa della gestione dei fornitori in volumi molto più grandi rispetto a te (o alla maggior parte dei fornitori di servizi linguistici), abbia un costo notevolmente inferiore anche in termini di costi diretti.

Ogni opzione presenta vantaggi e svantaggi, e speriamo che questo white paper vi aiuti a prendere una decisione ponderata.