Gestione dei progetti. Non è certo uno dei concetti più affascinanti. Ingombranti schedari, il ticchettio delle macchine da scrivere e il fumo denso negli uffici rivestiti in legno: qualcuno ha presente Mad Men?
Ok, le cose non funzionano più così nel mondo degli affari. Oggi si usa solo smartphone, e-mail e cloud (e ora possiamo aggiungere anche il lavoro da remoto). Ma avete cambiato il modo in cui gestite i progetti, insieme alle attrezzature e all'arredamento del vostro spazio di lavoro? Quando si tratta di traduzione, potreste rimanere sorpresi nello scoprire che il vostro approccio alla gestione dei progetti potrebbe essere aggiornato. Ancora più importante, potrebbe costarvi tempo e denaro.
La tua attività è in forte espansione?
Ricordate la storia della "rana bollita"? (Lo so... a quanto pare la rana non sarebbe rimasta lì mentre la temperatura dell'acqua aumentava, ma abbiate pazienza per il bene dell'analogia). Se non conoscete la storia, leggete la storia della rana bollita prima di continuare.
Quindi, seguendo la logica della storia, a meno che non abbiate appena iniziato ad espandere la vostra attività a livello internazionale e abbiate deciso di impostare un solido processo di localizzazione utilizzando le più recenti tecnologie di gestione delle traduzioni (ovvero, a meno che non siate una rana che è appena stata gettata in una pentola di acqua bollente e ne siete immediatamente saltati fuori), probabilmente state ancora traducendo i vostri contenuti alla vecchia maniera (ovvero, siete una rana in una pentola, siete lì da un po' di tempo e tutto va bene).
Tradurre alla vecchia maniera significa che i progetti possono richiedere da pochi giorni a diverse settimane e, spesso, una raffica di e-mail con brief, domande, file, contratti, pagamenti, ecc. Può funzionare se gestisci una piccola impresa e sei abbastanza rilassato riguardo al tempo necessario per completare le traduzioni (cioè sei una rana in una pentola e l'acqua è piacevole e fresca).
Ma chi è rilassato nel mondo degli affari? Probabilmente ti servirebbe accelerare le cose in questo mondo in cui i contenuti devono essere pubblicati immediatamente (ovvero l'acqua nella pentola non è più fresca e rinfrescante). In realtà, la crescita della tua attività probabilmente dipende da questo. L'acqua sta diventando calda, forse sta persino iniziando a bollire. Tu sei ancora nella pentola.
È ora di fare il grande passo
Mi dispiace essere così drammatico con questa analogia, ma il concetto è chiaro. In poche parole, la necessità di velocità è diventata la modalità predefinita nel mondo degli affari e il vecchio approccio alla gestione dei progetti di traduzione non è più efficiente in termini di tempo e costi.
È quindi giunto il momento di eliminare le attività superflue, utilizzare il tempo in modo più efficiente e automatizzare le attività ripetitive. Ma come? Analizziamo il ciclo di un progetto di traduzione per capire come farlo.
Fase 1: Impostazione del progetto di traduzione
Preparare tutto prima ancora di iniziare la traduzione può richiedere molto lavoro. È necessario valutare cosa deve essere tradotto, i costi del progetto, le risorse e le tempistiche. Ciò può comportare il download di file, il calcolo del numero di parole, il caricamento dei file di lavoro, la creazione di memorie di traduzione e glossari e la definizione delle scadenze per ogni attività.
Problema: si impiega troppo tempo a impostare i progetti di traduzione.
Soluzione: 🐸Trovare una piattaforma di traduzione all-in-one che centralizzi l'intero processo e consenta di automatizzare l'impostazione dei progetti🐸
Fase 2: Ricerca e inserimento dei traduttori
È ora di trovare dei linguisti per il progetto. A meno che tu non abbia un proprio team di traduttori, dovrete cercare dei collaboratori indipendenti che lavorino alle vostre traduzioni. Ciò comporta la ricerca e la valutazione della loro disponibilità, esperienza, competenza e tariffe, tra gli altri fattori. (Molti project manager di traduzione sostengono che questa sia la parte più difficile. Potreste avere in mente il candidato perfetto, ma una volta contattato, scoprire che non è disponibile quando ne avete bisogno o che le sue tariffe sono aumentate notevolmente dall'ultima volta che avete lavorato con lui).
Una volta trovati i linguisti giusti, dovrete fornire loro le istruzioni, inviare i file, assegnare i compiti e rispondere a tutte le loro domande. Ciò comporta un maggiore scambio di comunicazioni, che non solo richiede tempo, ma ritarda anche il processo di traduzione.
Problema: stai dedicando troppo tempo alla ricerca e all'inserimento dei traduttori.
Soluzione: 🐸Trova un mercato di fornitori di servizi di traduzione facile da usare: trova rapidamente le tariffe, la disponibilità e i tempi di consegna dei fornitori per assumerli con fiducia🐸
Inoltre, l'utilizzo di una piattaforma di traduzione che dispone sia di un marketplace che di un strumento CAT consentirà un notevole risparmio di tempo: potrai fonte e ottenere le traduzioni nello stesso posto. Inoltre, incoraggia collaborazioni a lungo termine con i professionisti presenti sul mercato e rafforza la qualità costante delle traduzioni. Infatti, anche se disponete di traduttori interni, vale la pena avere tutti sulla stessa piattaforma e lavorare insieme in sincronia.
Fase 3: Gestione delle traduzioni
Una volta che tutti stanno lavorando ai propri compiti, probabilmente vorrai controllare di tanto in tanto lo stato di avanzamento del lavoro. Se i traduttori utilizzano strumenti di traduzione diversi, non avrai modo di verificare rapidamente e facilmente lo stato di avanzamento, a meno che non contatti direttamente i traduttori. Ciò comporta un aumento dello scambio di e-mail e ulteriori interruzioni del lavoro dei traduttori.
Problema: o passi troppo tempo a controllare i traduttori o vai alla cieca sperando che tutto proceda per il meglio.
Soluzione: 🐸Utilizza una trasparente che ti consenta di vedere il lavoro in corso (e individuare tempestivamente eventuali problemi)🐸
Fase 4: Raccolta e pubblicazione delle traduzioni
Una volta completate le traduzioni, è necessario raccoglierle tutte, verificare che tutti i file siano stati riassemblati correttamente e pubblicare il contenuto (ad esempio, caricarlo su un CMS, come WordPress).
Una volta pubblicato, il contenuto deve essere ricontrollato per assicurarsi che sia corretto e abbia senso nel contesto. Tutti questi passaggi richiedono tempo e possono portare a errori umani, soprattutto se la persona che carica il contenuto non parla la lingua tradotta.
Problema: raccogliere e pubblicare le traduzioni richiede tempo e può portare a errori.
Soluzione: 🐸Utilizza una piattaforma di traduzione che automatizza la consegna dei contenuti al tuo CMS🐸
Scegliendo una piattaforma di traduzione con integrazioni CMS, i contenuti possono essere importati ed esportati automaticamente, consentendo di risparmiare ore di lavoro ed evitando errori.
Fase 5: Effettuare e ricevere pagamenti
I pagamenti non fanno tecnicamente parte del progetto, ma qualcuno deve assicurarsi che i fornitori vengano pagati correttamente e puntualmente. Ciò comporta calcolare tutti i debiti, impostare i metodi di pagamento per i fornitori, verificare le normative fiscali di ciascun Paese e assicurarsi che tutti ricevano gli importi corretti.
Problema: stai dedicando troppo tempo alla fatturazione e ai pagamenti.
Soluzione: 🐸Imposta un sistema automatizzato sistema di pagamento che ti consente di pagare tutti i fornitori in una sola volta🐸
Un sistema di pagamento completo integrato nella tua piattaforma di traduzione calcolerà automaticamente i pagamenti per ogni fornitore e ti consentirà di pagare tutti con un'unica fattura. Il sistema di fatturazione e pagamento dovrebbe anche avere le informazioni fiscali di tutti i paesi integrate per risparmiarvi la seccatura di doverle calcolare internamente.
Metti tutto in modalità automatica
Allora, state ancora procedendo alla maniera della rana nella pentola? Siete consapevoli di quanto tempo dedicate a tutte queste piccole cose extra in ogni fase del processo di localizzazione? Tutto questo richiede tempo, e gran parte potrebbe essere evitato.
Il team di Smartcat ha riflettuto a lungo su come aiutare al meglio le aziende a rendere più efficienti i loro processi di traduzione, ovvero come renderli più veloci ed economici senza sacrificare la qualità della traduzione. Il risultato è Smartcat Autopilot.
Smartcat Autopilot automatizza le fasi chiave del processo di traduzione:
Ricerca di traduttori che soddisfino i requisiti del progetto (budget, disponibilità, specializzazione, ecc.)
Ripartizione del lavoro per distribuire il carico tra i traduttori
Assegnazione dei compiti di traduzione ai fornitori selezionati
Garanzia che il lavoro proceda secondo i piani in ogni fase
Impostazione di pagamenti automatici a tutti i fornitori
Automatizzando tutte queste attività apparentemente semplici ma dispendiose in termini di tempo, è possibile risparmiare tempo, contenere i costi e garantire standard di traduzione elevati.
Siete pronti a uscire dall'acqua bollente e rendere più efficiente la gestione dei progetti di traduzione nella vostra azienda?
🐸Mostrami come posso risparmiare tempo e denaro con Smartcat🐸
