Strumenti di gestione dei progetti LSP per ridurre i costi e aumentare il valore

La concorrenza nel mercato dei fornitori di servizi linguistici (LSP) è agguerrita. Esistono migliaia di fornitori di servizi linguistici affermati a livello globale, senza contare i liberi professionisti. Non solo ogni LSP deve affrontare diversi concorrenti, ma anche il ritmo di lavoro è aumentato. La localizzazione continua sta diventando lo standard, il che significa che i fornitori di servizi linguistici devono affrontare una forte pressione per stare al passo con il flusso costante di contenuti e anche per differenziarsi, tenendo d'occhio i ricavi. Alcuni si stanno posizionando come consulenti di marketing globale, promettendo una localizzazione che rifletta conoscenze locali specializzate, soprattutto in settori in cui l'e-commerce transfrontaliero è un business in forte espansione.

Ma un LSP può anche fare molto sul backend per differenziare i propri servizi e il proprio team.

Una semplice automazione del flusso di lavoro può ridurre notevolmente gli sprechi e i tempi di consegna, un fattore fondamentale per molti clienti. Ciò non significa un'esperienza anonima gestita da robot, ma solo che il tocco umano viene utilizzato solo dove aggiunge valore. Noi di Smartcat lo chiamiamo "gestione dei progetti con pilota automatico".

Una tecnologia di traduzione per i fornitori di servizi linguistici può aiutarli a fornire un'assistenza clienti coerente in modo rapido, globale e 24 ore su 24. Qui discuteremo cinque aree in cui è possibile ridurre i costi aumentando al contempo il valore per il cliente.

Supponiamo che il tuo obiettivo come fornitore di servizi linguistici sia quello di ridurre il tempo che intercorre tra la richiesta di traduzione da parte di un cliente e la presentazione di un preventivo concreto e di una tempistica definita. Alcuni ostacoli potrebbero intralciare il tuo percorso: comunicazioni relative a un progetto sparse su più canali di comunicazione o una situazione in cui tu e il tuo cliente non avete un modo standard per assegnare e accettare i progetti. I messaggi persi possono causare frustrazione e anche peggio; nell'era della localizzazione continua, non vuoi far perdere tempo a nessuno gestendo la delusione causata da comunicazioni errate.

Un portale self-service che i clienti possono utilizzare per creare nuove richieste di progetti e per ricevere e accettare preventivi può essere di grande aiuto. I clienti e gli LSP possono lavorare sui progetti sul portale, riducendo il tempo impiegato tra i diversi canali di comunicazione. Un portale self-service consente inoltre ai clienti di caricare file e visualizzare lo stato di avanzamento dei progetti. Non sarà più necessario perdere tempo a inviare e-mail o messaggi Slack per richiedere aggiornamenti.

Oggi sempre più clienti non vogliono inviare manualmente i file da tradurre. Dispongono infatti di sistemi propri per la gestione dei contenuti, che talvolta sono gli stessi utilizzati per il codice, come accade spesso nelle aziende di software. La possibilità di estrarre questi contenuti tramite API e di reinserirli una volta pronti consente un notevole risparmio di tempo e rappresenta un forte punto di forza per i fornitori di servizi linguistici.

Nel corso del tempo, prevediamo che il "vecchio" flusso di contenuti basato su file si esaurirà, semplicemente perché le aziende hanno bisogno di ridurre i tempi di commercializzazione per poter competere. Nel frattempo, il traffico dei contenuti di integrazione automatizzata aumenterà probabilmente di anno in anno.

Il PM di un LSP ha il compito di selezionare linguisti che abbiano competenze pertinenti e feedback positivi da parte dei clienti precedenti, le cui tariffe rientrino nel budget del progetto e, ultimo ma non meno importante, che siano disponibili al momento giusto. Secondo una nostra ricerca interna, questa è la parte più stressante del lavoro di un PM. È anche quella che richiede più tempo.

Il modo più comune per contattare più linguisti e verificare chi è disponibile è ancora l'e-mail, e ottenere una risposta può richiedere ore. I servizi di messaggistica istantanea non migliorano necessariamente la situazione. Se qualcuno non è disponibile o se un fornitore non risponde, il PM deve ripetere più volte la stessa sequenza di invio e attesa. Inoltre, l'inserimento di un nuovo linguista può creare ulteriore stress logistico mentre questi si familiarizza con le modalità operative specifiche del fornitore di servizi linguistici.

Per ridurre in modo significativo il tempo e l'energia che un PM dedica a questa fase, la soluzione ideale è automatizzare la selezione dei fornitori utilizzando un processo basato sui dati. Un sistema di gestione dei fornitori può fornire informazioni dettagliate e verificabili sulle competenze, l'esperienza e il feedback storico dei linguisti, oltre a suggerire e contattare automaticamente gli specialisti in base al materiale di partenza in questione.

Una volta che un linguista accetta un incarico, resta ancora da coordinare le informazioni di base, i file di progetto e l'assegnazione di compiti di traduzione specifici. La suddivisione manuale delle parti tra diversi linguisti può diventare noiosa. Ma se il sistema di gestione dei fornitori che utilizzano è sufficientemente flessibile da incorporare anche funzioni di PM, un LSP si trova in una posizione migliore. Può monitorare automaticamente la capacità di ciascun linguista in base al carico di lavoro attuale e alla produttività passata, entrambi facilmente calcolabili dato che tutto il lavoro e le informazioni rilevanti sono conservati in un unico posto.

Avere una macchina che esegue tutti i calcoli relativi al PM è di grande aiuto. Non esistono due traduttori che lavorano alla stessa velocità e non tutti vivono nello stesso fuso orario, specialmente nei progetti multilingue. Utilizzare un'unica UX per gestire il processo di approvvigionamento dei fornitori non solo consente di risparmiare tempo, ma rafforza anche la coerenza e l'affidabilità. Qualunque sia il processo preferito, interno o basato su freelance, la sequenza di azioni è simile e familiare.

I fattori che alimentano la crescita di un LSP sono le vendite e il marketing e la scalabilità della produzione, in cui l'automazione dei pagamenti gioca un ruolo chiave. Ovviamente è possibile avviare la propria attività LSP con pochi fornitori, ma man mano che si cresce, si inizia a lavorare con decine e poi centinaia di liberi professionisti. È necessario calcolare gli accantonamenti per diverse centinaia di lavori ogni mese ed effettuare i pagamenti utilizzando il metodo preferito da ciascun fornitore. A questo punto, probabilmente sarà necessario assumere diverse persone per gestire l'intero processo di fatturazione e pagamento.

Ma ora è possibile gestire comodamente centinaia o migliaia di fornitori e clienti in tutto il mondo, anche quando si ha a che fare con traduttori che vivono in paesi con mercati finanziari meno sviluppati. Immaginate di firmare un unico contratto di servizi di traduzione e di pagare un'unica fattura che include i pagamenti a tutti i fornitori che avete ingaggiato durante quel periodo.

Smartcat, ad esempio, dispone di conti bancari multivaluta e persone giuridiche locali in tutto il mondo e può quindi offrire prezzi migliori rispetto a quelli tipici dei bonifici bancari standard, con tariffe transfrontaliere a partire da 1 dollaro e anche inferiori per i pagamenti nazionali. Mantenere un unico accordo può anche aiutarti ad avere la certezza di essere pienamente conforme alle continue modifiche delle leggi fiscali nei diversi paesi.

Infine, ma non meno importanti, sono i sistemi di traduzione assistita da computer, o CAT. La maggior parte dei fornitori di servizi linguistici utilizza già questo tipo di tecnologia, ma alcuni ancora non lo fanno: questa sezione è dedicata proprio a loro.

Perché è importante utilizzare uno strumento CAT? I contenuti ripetitivi possono davvero danneggiare i profitti di un fornitore di servizi linguistici. Cercare manualmente brani di testo già tradotti in progetti precedenti o che utilizzano la stessa terminologia potrebbe non essere un'attività che i fornitori di servizi linguistici odierni possono permettersi di svolgere. Nell'era della localizzazione continua, le cose e i progetti si muovono troppo velocemente.

Un buon strumento CAT specifico per il cliente può far risparmiare tempo e denaro ogni volta che vengono tradotti contenuti ripetuti. Spetta ovviamente al fornitore di servizi linguistici decidere se destinare il risparmio ad altri aspetti della propria attività principale o trasferire lo sconto ai propri clienti.

Le memorie di traduzione garantiscono inoltre la coerenza dello stile del cliente in tutti i progetti. Questo aspetto è importante per i clienti che attribuiscono la stessa importanza al marchio e allo stile quanto ai costi.

"Consiglio dell'esperto: dai un'occhiata all'editor CAT online gratuito di Smartcat."

In un mondo in cui i contenuti stanno diventando la linfa vitale di ogni attività commerciale, automatizzare il maggior numero possibile di attività non è più un optional, ma una necessità. Il framework di traduzione connesso di Smartcat è un modo per affrontare questa sfida. Qualunque sia la soluzione scelta, i fornitori di servizi linguistici devono adattarsi rapidamente per lavorare più velocemente che mai, pena il rischio di perdere terreno rispetto a concorrenti più agili.