3.400.000 parole in 10 giorni: caso di studio sulla post-editing di Localex

Solo pochi anni fa, la notizia di un'agenzia di servizi linguistici boutique in grado di gestire un progetto di diversi milioni di parole in un paio di settimane sarebbe sembrata folle. Oggi, grazie alla tecnologia e al lavoro di squadra, sta diventando realtà.

Localex è un fornitore di servizi linguistici fondato nel 2015 da un gruppo di professionisti della localizzazione che lavorano da remoto. Sebbene l'azienda non abbia mai esitato ad accettare progetti difficili, una richiesta di post-editing di 6.500.000 parole in poco meno di tre mesi sarebbe stata impegnativa anche per i loro standard. A coronare il tutto, il cliente era una delle aziende tecnologiche leader a livello mondiale, quindi non era in gioco solo il denaro, ma anche la reputazione.

L'LSP ha deciso di intraprendere il progetto. Nonostante gli ostacoli incontrati lungo il percorso, è riuscito a trasformarlo in un successo. Quali difficoltà ha incontrato e come le ha superate? Scopriamolo insieme.

Ma prima di tutto, diamo un'occhiata ai numeri:

Passiamo ora alle sfide.

Localex collabora sia con professionisti linguistici interni che con freelance di fiducia. Tuttavia, per un progetto di queste dimensioni, è stato necessario ampliare i team a oltre 20 linguisti per alcune lingue e a oltre 100 linguisti in totale.

Localex aveva bisogno di ampliare i propri team fino a oltre 20 linguisti per alcune lingue e oltre 100 in totale.

Grazie al mercato di Smartcat con oltre 250.000 utenti, Localex è riuscita a trovare rapidamente nuovi post-editor e ad aggiungerli al processo di traduzione, il tutto utilizzando l'interfaccia utente di Smartcat e senza inviare una sola e-mail o consultare bacheche di lavoro esterne.

In un contesto convenzionale, la gestione di 130 linguisti richiederebbe 10-15 project manager. Si tratta di un numero superiore a quello di cui dispone Localex al suo interno. Inoltre, ciò comporterebbe inevitabilmente un aumento del prezzo del progetto. E sarebbe quindi necessario un manager per gestire tutti i project manager.

Nota: in un contesto convenzionale, sarebbero necessari 10-15 project manager e anche un manager per gestire tutti i project manager.

Il cuore di Smartcat è una piattaforma di automazione dei flussi di lavoro ad alta resistenza che consente di monitorare i progressi, comunicare con i collaboratori e gestire le risorse del progetto in un unico posto. Ciò ha permesso a Localex di gestire l'intero progetto con soli quattro project manager interni.

"Smartcat ci ha permesso di comunicare in modo fluido, cosa essenziale quando si lavora con un team così numeroso di post-editor, revisori, specialisti QA e project manager." — Çiğdem Tura, Responsabile operativo Localex

Quando si gestisce un progetto di tali dimensioni, è forte la tentazione di concedere una certa "tolleranza" a standard di qualità inferiori e di avvalersi esclusivamente di strumenti automatizzati di controllo qualità. Tuttavia, questo non era il modo in cui Localex voleva procedere.

“Non volevamo ‘nasconderci’ dietro al volume elevato e alle scadenze ravvicinate e usarli come scuse per fornire un lavoro di qualità inferiore.”

Sebbene Localex abbia assegnato personale dedicato per garantire la qualità sia dal punto di vista tecnico che linguistico, un ulteriore miglioramento della qualità, spesso trascurato, è derivato dalla natura collaborativa di Smartcat.

“Quando qualcuno lascia un commento, tutti i linguisti di tutte le lingue possono vederlo. In questo modo, i linguisti si avvisano a vicenda delle ambiguità, discutono dei possibili malintesi e condividono link utili. In molti casi, abbiamo notato lo sviluppo di un legame amichevole e produttivo tra i linguisti.”

“^{Quando qualcuno lascia un commento, tutti i linguisti di tutte le lingue possono vederlo. Abbiamo notato che si è creato un legame produttivo tra i linguisti.”}

Fin dall'inizio, il cliente ha richiesto l'utilizzo del post-editing per questo progetto. Il motivo principale era ovviamente il prezzo: il PEMT costa almeno la metà, a volte anche un terzo in meno rispetto alla traduzione "convenzionale". Ciò ha comportato una serie di sfide particolari.

Sebbene il PEMT non sia affatto un concetto nuovo nel settore, molte aziende e, in particolare, molti traduttori non ne hanno ancora compreso l'essenza. Molti cercano di modificare eccessivamente il risultato grezzo della traduzione automatica, puntando alla "perfezione" (qualunque cosa essa significhi). All'estremo opposto, ci sono persone che prestano troppo poca attenzione e non si accorgono che il risultato della traduzione automatica, pur suonando naturale, è di fatto errato.

Localex ha condiviso le linee guida TAUS con tutti i post-editor. Grazie alla funzione di commento di Smartcat, hanno potuto farlo all'interno del documento e nel contesto, quindi non è stato necessario inviare infinite serie di e-mail.

I diversi motori di traduzione automatica gestiscono in modo diverso i vari tipi di contenuto e non è mai possibile sapere in anticipo quale sarà il più adatto al proprio progetto. Per un progetto di tali dimensioni, il costo di un errore può essere troppo elevato.

Fortunatamente, Smartcat supporta una varietà di motori di traduzione automatica che possono essere messi alla prova semplicemente selezionando le rispettive caselle di controllo. Ciò può essere fatto individualmente per ogni lingua:

Sebbene la traduzione automatica neurale renda la MT sempre più adatta a traduzioni "sufficientemente buone", a volte non riesce nemmeno a raggiungere questo obiettivo. Le ragioni più comuni includono errori di formattazione del testo di partenza, errori ortografici (accidentali o intenzionali) e simili. In un sottoprogetto specifico, il risultato della traduzione automatica era talmente errato che il traduttore ha dovuto rifare tutto da zero.

Localex ha spiegato la situazione al cliente e, fortunatamente, ha ottenuto piena comprensione e accordo da parte sua. Sia Localex che il traduttore hanno potuto lavorare a una tariffa più alta rispetto a quella inizialmente concordata. Gli importi rispettivi sono stati aggiunti alle fatture utilizzando la funzione di automazione dei pagamenti di Smartcat.

Un progetto di diversi milioni di parole spesso include una varietà di formati, ciascuno dei quali richiede un approccio specifico. Ad esempio, Localex ha dovuto lavorare con una dozzina di formati diversi, ciascuno con le proprie caratteristiche peculiari.

Sebbene la maggior parte degli strumenti CAT supporti vari formati di file, il livello di supporto varia da uno strumento all'altro. Localex è stata in grado di utilizzare Smartcat per la maggior parte di essi, anche se alcuni hanno richiesto una pre-elaborazione iniziale, di cui parleremo più avanti.

Quando si tratta di progetti IT, i documenti possono essere in formati personalizzati che non sono riconosciuti dai CAT tool standard. Ad esempio, uno dei formati con cui Localex ha dovuto lavorare era XLF che, sebbene basato su XML, presentava diverse difficoltà che lo rendevano poco adatto alla localizzazione. Tra queste figuravano segmenti estremamente lunghi, strutture di tag complesse e segnaposto personalizzati.

Localex ha eseguito alcune operazioni di normalizzazione sul contenuto sorgente, rimuovendo interruzioni di riga non necessarie, nascondendo i tag, risegmentando e aggiungendo segnaposto per le parti non traducibili. Ciò ha facilitato il lavoro dei post-editor sul testo e, in ultima analisi, ha aumentato la produttività.

Quando devi pagare 130 linguisti sparsi in tutto il mondo, i pagamenti diventano un problema molto più complesso rispetto a quando si tratta solo di una dozzina di persone in un unico Paese. Ogni Paese ha le proprie normative in materia di pagamenti in entrata e alcuni Paesi non supportano i metodi a cui sei abituato, senza contare che i costi di transazione possono variare da accettabili a folli.

Localex ha utilizzato la soluzione Payment Automation di Smartcat in due modi: in primo luogo, per pagare i freelance assunti tramite Smartcat. In questo caso, il processo è completamente fluido e Smartcat calcola automaticamente tutti i costi per ogni lavoro. In secondo luogo, Localex ha aggiunto pagamenti personalizzati per lavori non correlati alla traduzione e li ha inclusi nelle stesse fatture.

L'azienda non ha dovuto occuparsi di alcuna pratica burocratica per i pagamenti ai liberi professionisti, ha risparmiato sui costi di transazione e non ha mai dovuto preoccuparsi di questioni legali o fiscali, perché tutto è stato gestito da Smartcat.

Alla fine, Localex ha consegnato il progetto nei tempi previsti e con piena soddisfazione del cliente. I risultati specifici includono:

• Aumento della produttività del 30-40%

• 5.000-8.000 parole tradotte in media ogni giorno da ogni post-editor

• Risparmio del 40% sui costi di progetto

• Feedback raccolto da oltre 100 linguisti

• Nuovi dati per l'addestramento del motore di traduzione automatica

• Feedback fornito a Smartcat per il suo ulteriore miglioramento

Dimensioni

• Trova nuovi post-editor nel marketplace Smartcat

• Utilizza l'automazione del flusso di lavoro di Smartcat per comunicare e monitorare i progressi

• Incoraggia il lavoro di squadra tra i linguisti per garantire la qualità

Post-editing

• Condividi le linee guida TAUS con i post-editor

• Prova diversi motori di traduzione automatica per vedere quale si adatta meglio

• Concorda con il cliente un "piano di bypass della traduzione automatica"

Aspetti tecnici

• Assicurati che il tuo strumento CAT supporti tutti o quasi tutti i formati di file previsti

• Pre-elabora e normalizza i file per semplificarne la traduzione

• Utilizza la piattaforma di automazione dei pagamenti di Smartcat per evitare le pratiche burocratiche

Potrebbe sembrare controintuitivo che una grande azienda tecnologica abbia deciso di affidare un progetto così importante a un'agenzia boutique e non a una multinazionale MLV. Tuttavia, se si esamina più da vicino questo caso di studio, le ragioni diventano evidenti.

Innanzitutto, un'agenzia di piccole dimensioni può dedicare tutte, o quasi tutte, le proprie risorse a quel cliente, diventando di fatto un "partner aziendale" per tutta la durata del progetto. "Ogni mattina avevamo una riunione con il nostro cliente, durante la quale condividevamo lo stato di avanzamento dei lavori e affrontavamo eventuali problemi, ed eravamo disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7", afferma Bekir Diri, International Sales Manager di Localex.

In secondo luogo, ciò consente un processo molto più trasparente. Ciò che un MLV farebbe molto probabilmente con un progetto di questo tipo è trovare dieci LSP più piccoli e affidare loro parti del progetto. Tutto ciò che accade a livelli più profondi è completamente nascosto al cliente, quindi è impossibile monitorare i progressi in tempo reale.

Infine, ma non meno importante, gli MLV hanno costi generali molto più elevati. Questi includono:

• L'esercito di personale ausiliario di cui hanno bisogno,

• I costi pubblicitari che in un modo o nell'altro sono inclusi nel prezzo del progetto, e

• I margini di ogni LSP coinvolto nella catena alimentare.

Se si considerano tutti questi fattori, è facile capire perché i clienti che hanno effettivamente un'idea di come funziona il settore siano sempre più riluttanti a lavorare con i "colossi" e preferiscano agenzie più piccole e agili come fornitori.

Purtroppo, molti clienti non conoscono il funzionamento del settore. La soluzione? Condividi questa storia con loro e aiutali a fare la scelta giusta.