Adotta la gestione automatizzata delle traduzioni per fornitori di servizi linguistici orientati al futuro

Il settore linguistico ha subito enormi cambiamenti negli ultimi due decenni. All'inizio degli anni 2000, un progetto tipico prevedeva la traduzione di singoli documenti in uno, due o tre lingue al massimo. Oggi parliamo di intere serie di documenti e il numero previsto di lingue di destinazione ha raggiunto le due cifre, e continua a crescere. Il mondo sta diventando sempre più veloce e nessun cliente vuole aspettare giorni per avere i contenuti tradotti: si aspettano che siano disponibili in tutte le lingue contemporaneamente.

Questo ovviamente aumenta il carico di lavoro di un project manager di traduzione (TPM): non si tratta più di inviare qualche e-mail tra te, il cliente e il traduttore. Si tratta di decine di comunicazioni al giorno, centinaia alla settimana, migliaia al mese. E non si tratta solo di comunicazioni, ma anche di stati, progressi e processi che devi tenere a mente.

I project manager sono al centro di tutto ciò che accade nel settore linguistico. Sono il collegamento tra clienti, traduttori, appaltatori, partner e stakeholder interni. Sono i primi a essere contattati quando qualcosa va storto. Sono loro a subire le critiche per le scadenze non rispettate e i progetti falliti. Non c'è da stupirsi che la gestione dei progetti sia considerata la professione con il più alto tasso di turnover nel settore.

Noi di Smartcat crediamo che l'automazione sia la chiave per alleviare lo stress a cui sono sottoposti i TPM. Proprio come i piloti di aerei sono passati dal tirare una serie di leve al controllo di cabine di pilotaggio altamente tecnologiche, i project manager dovrebbero abbracciare la tecnologia per ottenere tranquillità e concentrarsi sui compiti veramente importanti.

Lo scopo di questo white paper è quello di analizzare il lavoro di un project manager di traduzione e, pezzo per pezzo, pensare a come potrebbe essere automatizzato. Non tutte le sezioni forniscono risposte e quelle che lo fanno non sono definitive. Il nostro obiettivo principale è quello di avviare una discussione su un argomento da cui dipende il successo dell'intero settore.

Prima di addentrarci nell'analisi dettagliata della gestione dei progetti nel settore linguistico, esaminiamo brevemente le fasi principali del processo di gestione delle traduzioni (vedi diagramma sottostante):

Fase 1: Gestire la richiesta del cliente
Fase 2: Preparare il progetto
Fase 3: Trovare i traduttori
Fase 4: Eseguire la traduzione
Fase 5: Garantire la qualità
Fase 6: Consegna
Fase 7: Pagamenti

Naturalmente, questi compiti potrebbero essere suddivisi tra poche persone: tutto dipende dalla struttura dell'LSP. È vero anche il contrario: un PM può gestire contemporaneamente diversi flussi di lavoro di questo tipo, e di solito lo fa. Questo modello non lineare aumenta il numero di cose che possono andare storte.

Ora analizziamo questo processo nel dettaglio.

L'obiettivo di questa fase è passare rapidamente da una situazione in cui il cliente ha la necessità di tradurre qualcosa a una in cui dispone di un preventivo concreto e di un impegno temporale da parte del fornitore di servizi linguistici.

I sottopassi tipici sono:

• Ricezione della richiesta

• Calcolo del conteggio parole

• Preparazione del preventivo

• Verifica di eventuali requisiti aggiuntivi quali

• Scansione di un PDF

• Scaricare i contenuti di un sito web

• Rimuovere i dati sensibili prima della traduzione

Senza automazione, sia il cliente che il fornitore non dispongono di un metodo standard per assegnare e accettare progetti, ricorrendo invece a e-mail o messaggistica istantanea. Ciò porta a errori umani:

• È necessario conservare le richieste relative al progetto insieme a tutte le altre e-mail, con il rischio di perderle.

• Se arriva una richiesta aggiuntiva per un progetto esistente, devi ricordarti di quale si tratta e controllarla.

• È necessario allegare nuovamente tutte le informazioni e i file richiesti nel proprio sistema di gestione dei progetti, se ne possiede uno, oppure, ancora una volta, tenerne traccia nella propria casella di posta elettronica.

• Il cliente deve attendere la risposta del fornitore per ottenere un preventivo anche per una semplice richiesta di traduzione. Inoltre, se invia la richiesta a diversi fornitori, il primo a rispondere potrebbe ottenere l'incarico.

In termini più semplici, né il fornitore né il cliente si sentono pienamente in controllo e consapevoli di tutte le richieste e i progetti.

Pertanto, lo scopo dell'automazione della gestione dei progetti è quello di creare un flusso di lavoro standard che consenta agli LSP di:

1. Elaborazione più rapida delle richieste dei clienti
Il cliente può inviare un documento, o caricarlo tramite un portale, e ottenere immediatamente un preventivo approssimativo. I project manager non devono più gestire e-mail o scaricare/caricare file. Ciò è particolarmente utile se il TPM lavora con molti ordini semplici, dove le operazioni manuali diventano una notevole perdita di tempo.

2. Abilitare la localizzazione continua
In alternativa, è possibile utilizzare un connettore API per i principali sistemi di gestione dei contenuti o repository come Wordpress, Drupal, GitHub, ecc. Lo scambio automatizzato dei contenuti elimina i costi generali legati agli aggiornamenti, che possono verificarsi spesso con i clienti odierni, sempre attenti all'agilità. I contenuti necessari per la traduzione sono sempre a portata di mano del responsabile, pronti per essere elaborati.

3. Evitare errori umani
I file vengono visualizzati automaticamente nello stesso sistema in cui saranno gestiti e tradotti. Ciò evita costose operazioni manuali e riduce al minimo gli errori umani. Tutti i partecipanti possono essere certi che i collaboratori stanno lavorando sugli stessi identici documenti e sulle stesse versioni inviate dal cliente.

Di conseguenza, il TPM ha il "trasportatore" costantemente pronto per nuovi ordini e il cliente può essere sicuro che saranno gestiti in modo affidabile.

Una volta confermato l'ordine, l'obiettivo del TPM è quello di preparare il progetto per la traduzione il prima possibile.

I sottopassi tipici sono:

• Pre-elaborare e analizzare i file,

• Analizzare le informazioni di accompagnamento,

• Calcolare le statistiche interne,

• Pianificare le scadenze interne.

Senza automazione, questa può diventare una delle parti più difficili da gestire:

• Se un file è troppo grande per un solo traduttore, è necessario suddividerlo in più parti da assegnare a persone diverse (questo punto si ricollega al passaggio 3).

• È necessario ricordare se in passato sono stati realizzati progetti simili, che potrebbero contenere o meno parti dello stesso testo e utilizzare la stessa terminologia.

• È necessario verificare la presenza di ripetizioni, complete o parziali, all'interno di questo nuovo progetto, in modo che i traduttori non svolgano due volte lo stesso lavoro.

• È necessario escludere manualmente il testo che non necessita di traduzione, ad esempio frammenti di codice sorgente.

Pertanto, lo scopo dell'automazione è quello di consentire ai TPM di:

1. Seguire un processo più semplice
La soluzione deve consentire al TPM di assegnare parti diverse di un documento a persone diverse senza dividerlo (vedere anche il passaggio 3). Ciò riduce gli errori umani e velocizza il processo: ad esempio, se un traduttore non risponde, è possibile riassegnare la sua parte a un altro traduttore senza dover perdere tempo a ridividere il documento.

2. Riutilizzare traduzioni e terminologia precedenti
Le memorie di traduzione (TM) e i glossari specifici per ogni cliente aiutano a mantenere coerente il tono del cliente in tutti i progetti. I clienti danno importanza allo stile tanto quanto ai costi. Le memorie di traduzione consentono al fornitore di offrire sconti ai propri clienti quando vengono tradotti contenuti ripetuti, mentre i glossari garantiscono l'uso della stessa terminologia in tutto il testo.

3. Calcolare le statistiche interne
Le statistiche interne relative alle corrispondenze nella memoria di traduzione, alle ripetizioni e così via potrebbero non corrispondere a quelle fornite al cliente. Ad esempio, il fornitore potrebbe voler addebitare al cliente il conteggio totale delle parole, pagando meno ai traduttori per le corrispondenze nella memoria di traduzione.

4. Fornire commenti specifici al contesto
Gli screenshot e le spiegazioni relative a determinate parti del testo di partenza aumentano notevolmente l'adeguatezza della traduzione, poiché i traduttori sanno sempre esattamente dove appare il testo e cosa significa, dato che non tutte le stringhe sono autoesplicative.

5. Gestire meglio le scadenze
Il sistema dovrebbe suggerire automaticamente le scadenze per ogni fase del flusso di lavoro in base alla produttività storica o al numero di traduttori necessari se la scadenza è predefinita. Coppie linguistiche e specializzazioni diverse hanno produttività medie di traduzione diverse. Disporre di un sistema che fornisce suggerimenti basati sui dati aiuterà i TPM a prendere decisioni migliori.

Di conseguenza, invece di un insieme disorganico di strumenti e risorse scollegati tra loro, avrete a disposizione un unico pannello di controllo che vi consentirà di prendere le decisioni migliori prima di passare alla fase successiva, ovvero la ricerca dei fornitori.

In questa fase, l'obiettivo è trovare traduttori che svolgano il lavoro in modo eccellente e nei tempi previsti. In qualità di TPM, è necessario completare questa fase il più rapidamente possibile, poiché i progetti odierni hanno scadenze molto strette. Inoltre, è importante che i traduttori abbiano competenze pertinenti e, idealmente, feedback positivi da parte dei clienti precedenti.

I sottopassi tipici sono:

• Verifica la disponibilità di specialisti interni, se presenti.

• Verifica i freelance conosciuti, in base al budget e ad altre aspettative.

• Trova nuovi freelance, in base a queste aspettative.

• Facoltativo: prenota specialisti per un lavoro futuro annunciato dal cliente.

Senza automazione, il flusso di lavoro tipico consiste nel chiedere alle persone la loro disponibilità direttamente tramite messaggistica istantanea o mailing list. Ciò richiede troppo tempo e rende il processo ingestibile:

• Alcuni dei tuoi dipendenti potrebbero andare in vacanza o ammalarsi.

• Potrebbero avere troppi compiti da svolgere per altri clienti o persino per i tuoi colleghi.

• Devi tenere un foglio di calcolo o un altro mezzo per tenere traccia di chi è disponibile.

Se nessuno di loro è disponibile, devi cercare nuovi collaboratori sui siti di annunci di lavoro o sui forum di traduzione. Qui ti aspettano ulteriori sfide e perdite di tempo:

• Scrivere un messaggio introduttivo,

• Effettuare controlli sui precedenti di coloro che rispondono,

• Inserire i candidati selezionati nel proprio flusso di lavoro.

Pertanto, lo scopo dell'automazione in questo caso è:

1. Sposta il flusso di lavoro in un unico posto
Quando l'intero flusso di lavoro viene spostato su un'unica piattaforma, il TPM non deve perdere tempo a passare da un'app/sito web all'altro. L'utilizzo di un'unica UX per gestire il processo di approvvigionamento dei fornitori non solo fa risparmiare tempo, ma rafforza anche la coerenza e l'affidabilità: qualunque sia il processo preferito, interno o basato su freelance, la sequenza di azioni è simile e familiare.

2. Rendere il processo di selezione basato sui dati
Il TPM dispone di informazioni dettagliate e verificabili sulle competenze, l'esperienza e il feedback dei traduttori sui loro profili, con il sistema che suggerisce automaticamente gli specialisti in base alla cronologia dei loro testi tradotti e al materiale di partenza in questione.

Assegnare le persone giuste può essere difficile, perché molti traduttori dichiarano di avere più esperienza in determinati argomenti di quanta ne abbiano in realtà. Disporre di un sistema con suggerimenti basati sui dati e su corpora reali consentirà di evitare questo problema.

3. Abilitare il monitoraggio della disponibilità e della produttività
Il TPM può monitorare la disponibilità di ciascun traduttore in base al carico di lavoro attuale e alla produttività storica, entrambi facilmente calcolabili dato che tutto il lavoro viene svolto in un unico luogo. Non esistono due traduttori che lavorano alla stessa velocità e non tutti possono trovarsi nello stesso fuso orario, specialmente nei progetti multilingue, quindi distribuire il lavoro tra i traduttori è un compito altamente non lineare. Avere una macchina che fa tutti i calcoli è di grande aiuto.

Di conseguenza, il TPM può trovare e assegnare i freelance in pochi minuti o addirittura secondi e passare ad altri progetti.

Infine, arriviamo al cuore del lavoro, dove l'obiettivo è quello di portare a termine il progetto nei tempi previsti e con standard elevati (vedi anche Fase 5).

I sottopassi tipici sono:

• Monitorare i progressi

• Gestire le domande dei traduttori

• Evitare il mancato rispetto delle scadenze

Senza automazione, l'intero processo è una scatola nera per il TPM:

• Il TPM non ha modo di verificare lo stato di avanzamento del progetto se non chiedendo direttamente ai traduttori.

• L'unico modo per comunicare con i traduttori è tramite lo scambio di e-mail o messaggi istantanei.

• Non c'è modo di essere certi che i traduttori stiano effettivamente facendo ciò che dicono di fare.

Questo mantiene il project manager sotto stress per tutta la durata del progetto, perché sarà lui a dover rispondere se qualcosa va storto.

Pertanto, lo scopo dell'automazione in questo caso è quello di aiutare il TPM:

1. Monitorare i progressi
Il TPM deve poter visualizzare in tempo reale le informazioni relative allo stato di avanzamento di ogni singolo documento e sottoattività all'interno del progetto. Tenere sotto controllo la situazione consente al manager di risolvere i problemi sul nascere e garantire la consegna puntuale. Se un traduttore non risponde o non si registrano progressi per un lungo periodo, il TPM può riassegnare l'attività ad altri.

2. Comunicare nel contesto
Il TPM deve essere in grado di leggere e rispondere alle domande specifiche dei traduttori nel loro contesto. Le discussioni specifiche sul contesto consentono di risparmiare tempo nel chiarire il contesto di ogni domanda e forniscono un unico luogo in cui è possibile gestire tutti i commenti. Inoltre, se si tratta di un progetto multilingue, il commento è visibile a tutti i traduttori, quindi non è necessario affrontare le stesse domande più volte.

3. Stai all'erta
Il sistema dovrebbe inviare notifiche quando rileva possibili problemi. Un esempio è la già citata mancanza di progressi. Altri includono scadenze imminenti, traduzioni troppo lente o troppo veloci, mancanza di revisione MT da parte del post-editor e così via.

Di conseguenza, il TPM sarà in grado di vedere l'intero processo e rispondere a qualsiasi situazione di allerta con una decisione tempestiva e ben informata.

L'obiettivo della garanzia di qualità è quello di assicurarsi che gli errori non vengano solo corretti, ma anche prevenuti. A questo proposito, è generalmente errato riferirsi ad essa come a una "fase". Si tratta infatti di un processo continuo che avviene prima, durante e dopo qualsiasi progetto di traduzione. Tuttavia, per semplicità, lo descriveremo in questo modo.

I sottocompiti tipici sono:

• Riutilizzare i dati storici prima del processo

• Controllare la qualità durante il processo

• Trarre insegnamenti dopo il processo

• Gestire i reclami dei clienti

Senza automazione, il controllo qualità è prevalentemente reattivo e intuitivo. Il TPM può incaricare un revisore di controllare una traduzione completata, raccogliere i feedback e, in base a questi, decidere se continuare o meno a lavorare con lo stesso traduttore in futuro. Questo approccio è tutt'altro che ottimale:

• Non è possibile sapere se una traduzione è buona prima che sia stata completata.

• Alcuni traduttori sono "buoni" sotto certi aspetti e "cattivi" sotto altri, cosa che devi anche tenere a mente.

Di conseguenza, molti TPM devono affidarsi esclusivamente al proprio intuito quando devono prendere decisioni relative alla qualità.

Pertanto, lo scopo dell'automazione è garantire la qualità:

1. Basato sui dati
Tutti i dati storici relativi alla qualità sono archiviati in modo affidabile e strutturato. L'archiviazione di tutti i dati relativi alla qualità in un unico luogo consente il loro riutilizzo da parte di altri project manager. Allo stesso modo, in qualità di TPM è possibile riutilizzare i dati riportati da altri TPM.

2. Proattivo
La piattaforma suggerisce automaticamente i traduttori in base alla loro esperienza e competenza in materia. Come già menzionato nel passaggio 3, assegnare il traduttore più adatto a un determinato lavoro si traduce in una maggiore produttività e una migliore qualità.

3. Collaborativo
Gli editori possono revisionare il lavoro dei traduttori non dopo, ma durante il processo. Se il TPM può assegnare un editore quando la traduzione è completata solo al 10%, è possibile identificare tempestivamente eventuali problemi rilevanti relativi allo stile, alla terminologia o alla mancanza di competenze da parte del traduttore e risolverli prima che diventino troppo costosi da correggere.

Di conseguenza, la garanzia della qualità diventa onnipresente nel processo di traduzione, influenzando ogni fase e ogni risultato.

L'obiettivo di questa fase è consegnare i documenti tradotti al cliente.

I sottopassi tipici sono:

• Preparare i file completati

• Consegnare il risultato

Senza automazione, può essere necessario svolgere molto lavoro manuale:

• "Incollare" insieme parti tradotte da traduttori diversi,

• Assicurarsi che la formattazione non vada persa,

• Per file di grandi dimensioni, caricarli su reti di condivisione file.

Ciò richiede troppo tempo per un passaggio che comporta solo attività tecniche.

Pertanto, lo scopo dell'automazione è quello di eliminare quasi completamente l'intervento manuale in questa fase:

1. Nessuna "incollatura" o formattazione manuale
Queste operazioni avvengono automaticamente, con ogni elemento di testo sostituito con la traduzione corretta. Con la macchina che svolge la maggior parte del lavoro, il TPM ora può semplicemente effettuare un rapido controllo dopo aver scaricato il file per assicurarsi che tutto sia al posto giusto.

2. Esperienza utente singolo
Tutti i file rimangono nello stesso posto e possono essere scaricati dal TPM o, nel caso di una soluzione portale, dal cliente. Ciò consente di risparmiare tempo nell'invio di e-mail o nella notifica al cliente del completamento dell'operazione e riduce gli errori umani come l'invio di file sbagliati e simili.

3. Integrazione esterna
In alternativa, i file vengono importati automaticamente nel CMS o nell'archivio del cliente, rendendo superflue eventuali azioni manuali. Questo completa il processo di localizzazione e solleva il TPM dalla necessità di gestire sistemi di terze parti che non ha esperienza nell'utilizzare.

Di conseguenza, il TPM non impiega praticamente alcun tempo per fornire la traduzione.

Sebbene questo passaggio, il cui obiettivo è quello di far pagare tutto il lavoro al cliente e ai liberi professionisti, non sia tecnicamente parte della gestione del progetto, di solito è il TPM a occuparsene.

I sottopassi qui sono:

• Calcolare i pagamenti in base al volume

• Facoltativo: calcolare i pagamenti orari

• Ricevere il pagamento dal cliente

• Pagare i liberi professionisti

Senza automazione, questo può trasformarsi rapidamente in un incubo:

• Devi scoprire il metodo di pagamento preferito da ciascun libero professionista,

• Devi calcolare manualmente tutti i pagamenti dovuti, tenendo conto di eventuali sconti TM e simili,

• Devi inviare manualmente ciascun pagamento a ogni libero professionista,

• Devi compilare documenti cartacei e rispettare le normative fiscali di ogni Paese in cui effettui pagamenti.

Di conseguenza, il TPM dedica più tempo a questa attività che al proprio lavoro effettivo, senza contare i costi indiretti che ciò comporta.

Pertanto, lo scopo dell'automazione è garantire:

1. Calcolo automatico dei pagamenti
Tutti i pagamenti vengono calcolati automaticamente in base al lavoro svolto, alle tariffe, alle corrispondenze TM, ecc. Grazie all'integrazione tra lavoro e pagamenti, non è più necessario effettuare calcoli esterni: tutti i dati sono disponibili affinché il sistema possa eseguire i calcoli.

2. Nessun pagamento individuale
Il pagamento viene effettuato una sola volta e in blocco, con tutti gli importi successivi distribuiti automaticamente tra i liberi professionisti. Ciò consente un notevole risparmio di tempo, poiché il TPM non deve gestire singolarmente ogni pagamento dall'azienda al libero professionista, il che significa ore di lavoro risparmiate ogni settimana.

3. Conformità fiscale e legale
Tutte le questioni fiscali e burocratiche sono gestite dalla piattaforma che fornisce la tecnologia di pagamento, non dal TPM. Occuparsi delle complessità legate alla gestione dei pagamenti in ogni area geografica è una seccatura, quindi affidare questo compito a una terza parte ti evita non solo lo stress, ma anche potenziali multe.

Di conseguenza, il TPM si libera di una delle parti più noiose del proprio lavoro, mentre i freelance ricevono i pagamenti nella propria valuta e utilizzando i metodi preferiti.

Molti project manager di traduzione e fornitori di servizi linguistici temono che l'automazione possa sostituire il loro lavoro: perché un'azienda dovrebbe aver bisogno di un'agenzia di traduzione se può gestire l'intero processo con pochi clic?

No. Le aziende avranno sempre bisogno di una mano quando decidono di espandersi a livello globale. E più la globalizzazione diventa cruciale, più ne avranno bisogno. Certo, ci saranno sempre aziende con i propri team di localizzazione, ma questo non è nulla di nuovo.

Ciò che probabilmente cambierà sono le aspettative delle aziende nei confronti dei fornitori di servizi linguistici (LSP) e dei fornitori di servizi di gestione linguistica (TPM). A questo proposito, l'attenzione si sposterà dalla gestione e dall'amministrazione di singoli incarichi all'organizzazione di interi programmi per entrare in nuovi mercati.

In entrambi i casi, non si tratta di qualcosa che cambierà dall'oggi al domani, né nel giro di un paio d'anni. Quello che possiamo affermare con certezza, però, è che gli LSP che non adotteranno l'automazione rimarranno indietro, bloccati su soluzioni che non funzionano più.

Da che parte starai?