Davide contro Golia, ovvero come rivoluzionare l’era digitale pur essendo un piccolo fornitore di servizi linguistici

Il economia dei contenuti sta esercitando una forte pressione sulle piccole agenzie di traduzione. Le ragioni sono molteplici: i contenuti stanno diventando sempre più brevi, il che comporta maggiori costi generali per avviare e portare a termine i progetti; i clienti richiedono un numero sempre maggiore di lingue, aumentando così il numero di persone con cui è necessario collaborare; e tutti vogliono l’automazione, quindi non basta un semplice project manager, ma serve anche un ingegnere — come minimo!

A volte sembra che gli unici attori in grado di prosperare in questo panorama siano le grandi agenzie — quelle che possono investire in nuove tecnologie e trarre vantaggio dalle economie di scala — oppure le piattaforme di “traduzione con un clic” finanziate da venture capital, che in fondo sono anch’esse essenzialmente agenzie, ma con un imponente stack tecnologico alle spalle.

Oggi vogliamo parlare di un fornitore di servizi linguistici (LSP) davvero piccolo che sta navigando con successo nelle agitate acque del digitale — e, come ammettono loro stessi, si sta godendo il processo. Il nostro ospite è Vova Zakharov, cofondatore di Gyglio ⚜️ Grows you global.

Cominciamo con qualche parola sulla vostra azienda. O, magari, da dove deriva questo nome insolito, Gyglio? A proposito, come si pronuncia?

(Ride) Si pronuncia “jee-lyo” ed è in realtà l’abbreviazione di “grows you global”, con l’accento su “grows”. La logica alla base è che non vogliamo limitarci a fornire traduzioni ai nostri clienti: vogliamo aiutarli a far crescere le loro radici in tutto il mondo e ad avere un solido punto d’appoggio, qualunque sia il mercato.
Da qui lo slogan, la mascotte del giglio (⚜️ — Sc), il nome — che tra l’altro si traduce proprio come “giglio” dall’italiano — lo sfondo con l’albero sul nostro sito web e l’atmosfera complessivamente “vegetativa” che ci caratterizza (ride).

Gyglio.com front page

Beh, in realtà siamo solo dodici traduttori in dodici diverse combinazioni linguistiche. Siamo stati così fin dall’inizio. Il fatto è che ci conoscevamo già da un po’ e sapevamo di essere bravi traduttori, anzi, ottimi traduttori. Così abbiamo pensato di investire una somma uguale per garantirci una presenza online minima e posizionarci come agenzia, occupandoci di traduzioni in quelle dodici lingue e distribuendoci il lavoro nelle altre combinazioni linguistiche. Quanto eravamo ingenui (ride)!

Perché è stata una mossa ingenua?

Beh, anche se riusciamo a gestire da soli circa l’80% del carico di lavoro, c’è sempre quel 20% che, miracolosamente, si rivela essere il più critico per il cliente (ride). Anche se hai il lusso di scegliere i clienti più responsabili e comprensivi che di solito ti avvisano con una settimana di anticipo per i progetti di grandi dimensioni, ci saranno comunque casi urgenti occasionali. Quindi cosa rispondi loro in questi casi? “Mi dispiace, ma vai a cercarti qualcuno più veloce?”

Sì, forse non funzionerebbe. Allora, come gestite progetti così urgenti?

Ecco che arriva la parte divertente, perché abbiamo Smartcat, giusto (ride)? Beh, scherzi a parte, Smartcat è di grande aiuto in questi casi. Oltre al nostro team “principale” composto da dodici persone, abbiamo a disposizione alcune decine di traduttori e revisori di cui ci fidiamo quando il carico di lavoro è eccessivo.

Hai trovato quei traduttori e revisori su Smartcat?

Per lo più sì, ma non tutti. Quello che mi piace davvero è che anche le persone che abbiamo portato su Smartcat ora sono freelance attivi sulla piattaforma, con profili accattivanti, portfolio completi e tantissime recensioni positive da parte dei clienti.

Non hai paura che ti abbandonino?

Pff. Non si può abbandonare qualcuno che non ti possiede. Mi stupisce sempre il modo in cui alcune agenzie considerino i propri traduttori come una proprietà. Chiunque lavori con me è libero di collaborare con qualsiasi cliente desideri. Inoltre, sarò lieto di raccomandarli a chiunque ritenga di poter gestire il processo autonomamente. Il vero valore di un’agenzia sta nel gestire, non nel ridurre in schiavitù le persone.

Giusto. Allora perché non sono tutti i clienti a gestire direttamente i traduttori?

Alcuni lo fanno. Ma, in generale, si tratta di un’attività troppo lontana dal loro core business, e finirebbero per spendere di più per mettere a punto processi efficaci — o per rimediare ai pasticci causati dal non averlo fatto. Ecco perché la maggior parte delle aziende ha bisogno di un partner di localizzazione veloce, professionale e agile, come una piccola agenzia.

Ma come fa una piccola agenzia con soli dodici traduttori a garantire effettivamente un processo agile ai propri clienti?

Con Smartcat, è piuttosto semplice. Richiede un po’ di conoscenze di ingegneria della localizzazione, come interagire con le API e “ballare con i tamburelli”, come diciamo in Russia, ma, in generale, si tratta di uno sforzo una tantum che si ripaga rapidamente.

Cerchiamo di essere più precisi. Mettiamo che io sia uno sviluppatore di app mobili, che pubblichi una nuova versione ogni settimana e che voglia che venga rilasciata durante la notte in venti lingue. Cosa fareste?

È buffo che tu lo dica: abbiamo un cliente proprio come te (ride)! Ok, disegniamo qualche grafico con la mia penna portafortuna, e voi ragazzi lo trasformerete in una delle vostre fantastiche opere d’arte cubiste.

È il suprematismo.

Il suprematismo, scusate. Allora, cominciamo:

Spero che sia abbastanza intuitivo. Le parti relative all’integrazione con Git vengono gestite tramite Serge.io, sono abbastanza sicuro che abbiate un articolo di supporto che spiega come configurarlo [ce l’abbiamo, eccolo qui — Sc]. La parte relativa alle notifiche e alle assegnazioni è in qualche modo semi-automatica, perché è necessario verificare manualmente che tutto sia a posto prima di inviare gli inviti ai traduttori, ma ci vogliono, diciamo, due minuti — specialmente con il nuovo pulsante “Assegna al mio team”, complimenti per questa novità!

E quanto tempo ci vorrebbe altrimenti?

Semplicemente non succederebbe affatto (ride)! Insomma, l’altra opzione è che il cliente scarichi da solo le stringhe, te le invii via e-mail, aspetti la tua conferma, poi le riceva da te nel giro di un paio di giorni e le ricarichi. Pensi che si prenderebbero la briga di farlo? E tu, dovresti occuparti di tutto il processo di ricezione e invio cha-cha-cha per guadagnare, quanto, cinque dollari?

Ma con la configurazione automatica non sono sempre solo cinque dollari?

Sì, ma sono cinque dollari guadagnati in due minuti, ovvero 150 dollari all’ora. Niente male, secondo me. Se hai, diciamo, dieci clienti del genere, sono cinquanta dollari a settimana per soli 20 minuti di lavoro. Un gioco da ragazzi!

E se le stringhe fossero più di "solo alcune" e la scadenza fosse comunque entro stanotte?

Allora non sarebbe proprio una passeggiata (ride)! Beh, in quel caso, apportiamo questa piccola modifica qui:

Cosa significa “rocket-assign”?

Ah ah, faresti meglio a chiederlo al tuo product manager (ride). Beh, significa che inviamo inviti a una dozzina di freelance e il primo che accetta si aggiudica il lavoro. Idealmente, dovresti usare invece “bike-assign” — un altro termine geniale del tuo team di prodotto — che significa che puoi vedere chi di loro ha accettato l’invito e sceglierne uno o più. Ma, nello scenario urgente che descrivi, non è un lusso che possiamo permetterci.

Quindi ci sono diversi modi per gestire un progetto?

Esatto, e questa è tra l’altro una delle cose migliori di Smartcat. Puoi utilizzarlo in tantissimi modi diversi. Un progetto tipico? Assegnalo al tuo team interno. Uno piuttosto urgente? Assegnalo ai freelance. Un progetto che "ci serviva ieri"? Invita più freelance e usa la "modalità razzo". Un progetto enorme? Dividi il lavoro tra loro — cosa che si fa facilmente tramite la stessa interfaccia di assegnazione.

Possiamo annotare anche questo:

Quindi, gestisci tutti i tuoi progetti da solo? Oppure assumi dei project manager?

Con l’attuale carico di lavoro, ovvero una cifra a sei cifre di parole al mese, riesco praticamente a gestire tutti i progetti da solo. Ma se, ad esempio, dovessi andare in vacanza, potrei coinvolgere anche altre persone. Tuttavia, si tratta più che altro di un’eccezione. Un problema è che non ci sono molti project manager che sappiano davvero sfruttare al massimo Smartcat. E questa è una grande occasione persa per loro! Quindi il mio appello a tutti i project manager di traduzione che potrebbero leggere questo articolo è: imparate il mestiere, registratevi sul marketplace di Smartcat e lavorate come freelance in qualità di project manager — ne vale davvero la pena!

A proposito di soldi, come gestisci l’intera attività dal punto di vista delle tariffe, dei pagamenti e così via?

Sì, questo è forse il valore più importante nell’utilizzo di Smartcat. Anche se potessimo cavarcela con strumenti obsoleti come i strumenti CAT, inviando i file via e-mail e così via — noi non riusciremmo a cavarcela con i pagamenti manuali. Dico sul serio! Prova a fare un calcolo approssimativo: hai dodici traduttori, ognuno con la propria tariffa e nel proprio paese. Avete una dozzina di traduttori in più che invitate caso per caso. Avete la vostra percentuale come PM. Contiamo sulle dita le difficoltà che ne derivano:

Domanda numero uno: Come si fa a calcolare tutto questo? In Excel? Adios produttività, hola stress.

Domanda numero due: Come si effettua effettivamente il pagamento? Alcuni paesi accettano pagamenti tramite PayPal, altri no, mentre altri ancora richiedono una quantità incredibile di pratiche burocratiche tra te e il libero professionista per portare a termine la transazione.

Domanda numero tre: Dove si tengono i soldi? Una cosa va detta: gestire un’agenzia di traduzione è un’attività con margini estremamente ridotti. Potresti realizzare un progetto del valore di 10.000 dollari, e la tua quota sarà di soli 1.000 dollari. Quindi non solo devi ricevere i diecimila dollari, ma devi anche curarne la gestione — sopportando nel contempo il rischio di perderli per qualsiasi motivo. Poche agenzie, se non nessuna, tengono conto di quel rischio quando prevedono i propri profitti. E ne conosco più di una che è fallita — perdendo nel frattempo la propria reputazione — perché non è riuscita a pagare i propri freelance.

Con Smartcat, questo non è un problema. I tuoi freelance ricevono il denaro nel momento stesso in cui tu lo ricevi. Anzi, puoi semplicemente ricevere la tua giusta quota senza mai detenere o vedere il restante 90% dovuto ad altre persone.

Domanda numero quattro: Come gestisci tutte le pratiche burocratiche? Non so voi, ma io non vado pazzo per i rapporti con le autorità fiscali. Preferisco dedicarmi alla mia attività e lasciare che sia qualcun altro a occuparsi delle seccature legali. Ed è esattamente ciò che fa Smartcat.

Quattro dita alzate, quindi consideriamolo un pollice in su per Smartcat. Sono sicuro che potrai trasformarlo in una bella infografica (ride).

^{Ce la possiamo fare!}

Allora, possiamo concludere con una breve sintesi della tua vita “prima e dopo Smartcat”?

In realtà, mi sono documentato (ride)! Ho qui alcuni dati comparativi “prima e dopo”, che spero possano essere utili ai tuoi lettori. Naturalmente, sono molti i fattori che influenzano le prestazioni di un’agenzia, ma includo solo quelli in cui l’effetto dell’utilizzo di Smartcat è evidente.

Ecco i calcoli:

Oggi hai dato un bel po’ di lavoro ai nostri designer.

Lo so. Porta i miei saluti a Ilya e al suo team (ride).

Allora, prima di concludere, quali tre consigli daresti alle altre piccole agenzie là fuori?

Rimanete piccoli (ride)! Ok, vediamo. Tre, giusto?

1. Crescete con saggezza. Non prendetevi più impegni di quelli che potete gestire. La reputazione è tutto nel nostro settore, non rovinatela mandando all’aria un progetto cruciale.

2. Usate la tecnologia, ma rimanete umani. Il primo è ovvio: o si diventa esperti di tecnologia o si rischia l’estinzione. Ma con la tecnologia che si fa carico della maggior parte del lavoro di routine, sono le vostre relazioni umane — con i clienti, i partner, i traduttori — a diventare i principali fattori di differenziazione.

3. E, infine: Ce la puoi fare. Potrebbe sembrare che questa era digitale sia riservata solo ai colossi, ma non è così. In realtà, sono abbastanza sicuro che i clienti più piccoli — tutte quelle startup con idee brillanti e finanziamenti da venture capital (occhiolino) — potrebbero trarre maggiori vantaggi dalla collaborazione con un fornitore piccolo e agile piuttosto che con un colosso con trecento uffici in tutto il mondo a cui in realtà non importa nulla. Quindi sì, ce la puoi fare — e goditi il percorso. Io lo faccio di certo.

Diamo il via a questa era digitale! ?

Facciamolo. Grazie, Vova, e in bocca al lupo per la crescita globale di Gyglio!

Ah ah, grazie, in bocca al lupo anche a te per portare il potere viola nel mondo!