In che modo la centralizzazione dei servizi di traduzione può contribuire a creare comunità più inclusive: un caso di studio della città di Seattle

Questo articolo è una sintesi di un caso di studio originariamente pubblicato sul sito web del Migration Policy Institute. L’autrice del caso di studio è Peggy Liao, specialista in politiche e programmi di accesso linguistico presso il Comune di Seattle.

Quando si parla di accesso linguistico, spesso si pensa alla fornitura di servizi di interpretariato per aiutare le persone con scarsa padronanza dell’inglese (LEP) a comunicare con il personale pubblico e a partecipare alla vita civica. Ma la traduzione è altrettanto importante, se non di più.

La Città di Seattle lo ha appreso in prima persona quando ha riorganizzato il proprio programma di accesso linguistico durante la pandemia di COVID-19. La Città aveva a lungo fatto affidamento su un approccio decentralizzato alla traduzione, ma ha deciso di centralizzarlo per garantire un accesso effettivo ai residenti immigrati e rifugiati.

In questo caso di studio, esamineremo come la città di Seattle abbia centralizzato i propri servizi di traduzione, quali benefici abbia riscontrato finora e quali misure possano adottare altre città per migliorare i propri programmi di accesso linguistico.

Prima di centralizzare i propri servizi di traduzione, la città di Seattle disponeva di un sistema decentralizzato in cui ogni dipartimento era responsabile di affidare a terzi i servizi linguistici in base alle proprie esigenze. Questo approccio frammentario era inefficiente e spesso comportava una duplicazione degli sforzi e un’inconsistenza nella qualità.

A causa della mancanza di un database centrale in cui archiviare tutte le traduzioni, i vari dipartimenti potevano finire per tradurre lo stesso documento più volte. Oltre all’aumento dei costi, ciò poteva anche comportare che lo stesso termine venisse tradotto in modo diverso da un dipartimento all’altro, creando confusione e frustrazione tra i residenti con scarsa padronanza della lingua inglese (LEP).

Poiché durante la pandemia la città ha dovuto far fronte a una domanda senza precedenti di servizi di traduzione, ha ritenuto necessario adottare un approccio più snello e centralizzato.

La prima misura adottata dalla città di Seattle è stata quella di centralizzare la traduzione dei documenti. A tal fine, ha costituito un team composto da oltre 50 traduttori professionisti provenienti dalla comunità locale, incaricati di tradurre i materiali nelle 20 lingue più diffuse a Seattle. Il team per l’accessibilità linguistica dell’Ufficio per gli Affari degli Immigrati e dei Rifugiati (OIRA) è diventato il fulcro dei servizi di traduzione.

In secondo luogo, la città ha deciso di utilizzare uno strumento di traduzione assistita da computer (CAT) per supportare i propri sforzi di centralizzazione. Dopo aver valutato diverse opzioni, la città ha scelto Smartcat, una piattaforma CAT basata su cloud. La sua natura online ne ha facilitato l’accesso da parte del personale distribuito sul territorio, mentre le sue numerose funzionalità – quali memoria di traduzione, glossari e strumenti di controllo qualità – hanno contribuito a ottimizzare i flussi di lavoro e ad accelerare il processo, mantenendo al contempo la qualità. La piattaforma consente inoltre di effettuare il pagamento di tutti i fornitori in un’unica soluzione, semplificando così il processo di approvvigionamento.

Se in precedenza diversi dipartimenti potevano finire per tradurre lo stesso documento più volte, ora esiste un unico archivio centrale per tutte le traduzioni, in modo che qualsiasi dipartimento possa accedervi e riutilizzarle secondo necessità.

“Quando i dipartimenti presentano un progetto simile a uno già realizzato in passato, il sistema ricorda ai traduttori i contenuti tradotti in precedenza”, afferma Peggy Liao, specialista del programma e delle politiche di accesso linguistico della Città. “Sia la memoria di traduzione che le banche dati terminologiche rendono la comunicazione scritta nella lingua di destinazione coerente e professionale.”

“La sola funzione di gestione dei fornitori di Smartcat ci ha permesso di risparmiare circa 1.000 ore all’anno in attività amministrative e di gestione dei progetti (equivalenti a 1/2 FTE) grazie all’automazione delle pratiche burocratiche e dei pagamenti agli oltre 50 linguisti che ingaggiamo regolarmente nella nostra comunità locale,” aggiunge Peggy. “La tecnologia di traduzione automatica di Smartcat, Smartwords, ci permette di riutilizzare facilmente i contenuti tradotti in precedenza e ha ridotto le nostre spese di traduzione del 17%. Per un’amministrazione comunale, questi numeri fanno un’enorme differenza nell’allocazione delle nostre risorse per servire meglio le nostre comunità.”

Con il nuovo sistema in funzione, il team di accesso linguistico è ora in grado di gestire le richieste di servizi di traduzione in modo molto più efficiente.

Ecco come funziona:

1. Qualsiasi dipendente comunale può inviare un documento al portale Smartcat. Può visualizzare immediatamente il costo e, in seguito, monitorare lo stato di avanzamento.

2. Il team di Language Access vede il progetto comparire nel proprio spazio di lavoro su Smartcat e lo assegna ai traduttori della community.

3. I traduttori della community accedono a Smartcat e vedono un'interfaccia a forma di tabella in cui il testo originale è suddiviso in frasi, rappresentate come righe. Vedono il testo originale a sinistra e inseriscono la traduzione a destra.

4. Se più traduttori lavorano sullo stesso documento, possono vedere in tempo reale lo stato di avanzamento degli altri e lasciare commenti. Lo stesso vale per eventuali revisori o editori che devono controllare la traduzione.

5. Durante il processo, i traduttori hanno accesso alle memorie di traduzione, ovvero al database dei contenuti tradotti in precedenza. Non devono nemmeno effettuare ricerche manuali: ogni volta che Smartcat “riconosce” una traduzione che hanno già effettuato, questa viene visualizzata come suggerimento.

6. I traduttori possono inoltre accedere alle banche terminologiche, note anche come “glossari”, dove possono cercare parole o frasi specifiche le cui traduzioni sono state approvate come standard.

7. Una volta completata la traduzione, il team di Language Access può visualizzarla immediatamente senza bisogno di caricare o ricevere file via e-mail.

8. Due volte al mese, il team prepara una fattura sulla piattaforma che copre tutte le traduzioni completate nel mese. Una volta pagata la fattura, Smartcat distribuisce i fondi ai traduttori di conseguenza.

Finora, la città di Seattle ha riscontrato numerosi vantaggi derivanti dalla centralizzazione dei propri servizi di traduzione in vari modi, tra cui:

• Accesso equo. Grazie al consolidamento di tutti i servizi linguistici in un unico punto, la città è stata in grado di fornire un accesso equo ai residenti immigrati e rifugiati. Ora le attività di sensibilizzazione e comunicazione possono essere condotte in modo più coordinato, con tutti i dipartimenti che operano attingendo allo stesso archivio di traduzioni.

• Comunicazione coerente. L’uso da parte della città di memorie di traduzione e banche terminologiche ha contribuito a garantire una comunicazione coerente e professionale nelle diverse lingue in tutti i dipartimenti. Le memorie di traduzione e i glossari contribuiscono a garantire che lo stesso termine venga tradotto sempre allo stesso modo, evitando così confusione o frustrazione per i residenti con competenze linguistiche limitate (LEP).

• Flussi di lavoro efficienti. L’uso della tecnologia ha contribuito a ottimizzare i flussi di lavoro e ad accelerare il processo di traduzione, mantenendo al contempo la qualità. Poiché tutti i dipartimenti hanno ora accesso allo stesso archivio di traduzioni, non c’è alcuna necessità di duplicare gli sforzi o di preoccuparsi di incongruenze.

• Forza lavoro locale. Grazie alla collaborazione con traduttori della comunità, il Comune è stato in grado di sostenere la forza lavoro locale. In questo modo, i residenti immigrati e rifugiati non solo hanno un migliore accesso ai servizi comunali, ma anche l’opportunità di lavorare per il Comune e contribuire alla propria comunità.

La storia della città di Seattle non è affatto un caso isolato. Infatti, molte altre città e comuni si trovano ad affrontare le stesse sfide in materia di accesso linguistico. Ciò è particolarmente rilevante nell’attuale situazione geopolitica, in cui centinaia di migliaia di rifugiati e immigrati si stanno trasferendo nelle città di tutto il mondo.

L’esperienza della città di Seattle può aiutare altri comuni a migliorare i propri programmi di accesso linguistico adottando queste cinque misure chiave:

1. Un unico punto di riferimento. Nominando un funzionario a tempo pieno incaricato delle politiche di accesso linguistico, la città può garantire che al programma venga dedicata l’attenzione che merita.

2. Standardizzazione. Creando banche dati terminologiche e utilizzando memorie di traduzione, la città può garantire che le sue traduzioni siano coerenti e di alta qualità.

3. Comunità locali. Collaborando con fornitori locali di servizi linguistici professionali o traduttori della comunità, il Comune può sostenere la forza lavoro locale.

4. Tecnologia. Utilizzando la tecnologia in modo oculato, il Comune può ottimizzare i flussi di lavoro e accelerare il processo di traduzione mantenendo la qualità.

5. Condivisione delle migliori pratiche. Entrando a far parte di una rete regionale per l’accessibilità linguistica, il Comune può condividere le migliori pratiche con altri enti locali e imparare dalle loro esperienze.

Grazie alle soluzioni di localizzazione offerte da Smartcat, le città possono adottare un approccio più olistico e coordinato all’accesso linguistico. Centralizzando i propri servizi di traduzione, possono garantire un accesso equo a tutti i residenti, flussi di lavoro efficienti e una comunicazione coerente tra tutti i dipartimenti.