Come localizzare Google Sheets e semplificare le traduzioni

Quando si pensa alla localizzazione di Google Sheets, la tua azienda potrebbe trovarsi di fronte a due possibili scenari. Forse utilizzi i fogli di lavoro Google nella tua attività e hai solo bisogno di tradurne il contenuto. Oppure utilizzi Google Sheets per gestire le traduzioni. Si tratta di una pratica comune. All'inizio sembra così naturale: imposti una colonna su "Inglese" e quella successiva su "Spagnolo" e, prima che te ne accorga, hai a disposizione un intero documento di riferimento che può essere utilizzato dai tuoi traduttori, project manager e ingegneri.

Ci sono molte ragioni per cui le persone scelgono di lavorare con i fogli di calcolo: sono facili da creare, possono essere formattati in milioni di modi diversi e dispongono di formule ingegnose. Tuttavia, man mano che il volume di lavoro di traduzione aumenta, ci si rende presto conto che l'uso dei fogli di calcolo come strumento principale di localizzazione presenta alcuni svantaggi.

In questo articolo esploreremo alcuni dei problemi legati all'uso dei fogli di calcolo per gestire le traduzioni e vedremo come Smartcat Google Sheets translator può aiutarti a superarli.

Prima di iniziare, ecco una breve definizione di TMS:

💡 I sistemi di gestione delle traduzioni (TMS) sono progettati per supportare e gestire attività di traduzione e localizzazione su larga scala. Forniscono una chiara panoramica del lavoro di traduzione da svolgere e consentono di assegnare compiti ai linguisti, che si tratti di traduzione, revisione, correzione di bozze o altri servizi correlati. È possibile integrare un TMS con gli strumenti software esistenti, il che consente di inviare facilmente i contenuti al sistema e di ricevere le traduzioni senza doverle copiare e incollare manualmente. I TMS offrono anche numerose funzioni utili, come la traduzione automatica, i glossari e le memorie di traduzione. Scopri come importare le traduzioni direttamente nei tuoi fogli Google Sheets.

Scopri di più sui sistemi di gestione delle traduzioni (TMS).

I fogli di calcolo sono ottimi per piccoli progetti con un numero limitato di parti interessate, ma diventano rapidamente difficili da gestire man mano che i progetti crescono in termini di portata e complessità. Ecco cinque errori comuni che potresti incontrare.

1. È facile commettere errori (e difficile individuarli)

Per loro stessa natura, i fogli di calcolo sono pensati per i dati numerici. Questo può renderli poco pratici quando si lavora con il testo. Le celle e i caratteri possono essere troppo piccoli, è facile cancellare o inserire caratteri accidentalmente e non esiste un correttore ortografico visivo che aiuti a individuare gli errori.

2. Perderai molto tempo in attività ripetitive

Immagina di dover tradurre una dozzina di frasi che differiscono solo per una o due parole. In un foglio di calcolo, dovrai aggiornare manualmente ogni frase. Non solo questo richiede tempo ed è soggetto a errori, ma rende anche facile trascurare piccole modifiche che portano a incongruenze nelle tue traduzioni. E con ogni lingua aggiunta a Google Sheets, il problema si moltiplica.

3. È difficile avere una visione d'insieme chiara

Quando si lavora con grandi quantità di testo, i fogli di calcolo possono diventare rapidamente opprimenti. Quante frasi restano da tradurre? Quante parole? Quanto tempo ci vorrà per completare il progetto? Può essere difficile avere un quadro chiaro quando si guarda un lungo elenco di stringhe in un foglio di calcolo.

4. L'aggiornamento di un foglio da parte di più persone può essere rischioso

Non è raro che più persone lavorino contemporaneamente sullo stesso foglio di calcolo. Tuttavia, ciò può causare diversi problemi, dalla sovrascrittura reciproca del lavoro alla perdita di traccia di chi ha fatto cosa e quando. Peggio ancora, chiunque abbia diritti di modifica può accidentalmente cancellare o modificare dati critici.

5. Gli errori di importazione/esportazione sono fin troppo comuni

I fogli di calcolo non sono sempre facili da importare ed esportare dal repository, o da qualsiasi altro strumento utilizzato per archiviare e visualizzare le stringhe. Ciò può causare errori, come la perdita di dati o una formattazione errata.

Alcune persone e aziende non utilizzano affatto Google Sheets, ma si limitano a usare Excel. Sebbene la natura offline di Excel possa aiutare a risolvere alcuni dei problemi sopra citati, essa comporta anche alcune difficoltà:

• Lavorare con le tabelle può portare a incongruenze. Se si lavora con più persone allo stesso progetto, si rischia di incorrere in varie complicazioni, dai problemi di formattazione delle celle alle strutture delle tabelle incoerenti.

• Non è possibile aggiornare le stringhe al volo. Con Excel, le stringhe vengono inviate una sola volta per la traduzione. Ciò significa che se è necessario apportare modifiche in un secondo momento, sarà necessario ripetere l'intero processo.

• È ancora più difficile tenere traccia dei progressi. Poiché tutto avviene al di fuori del cloud, l'unico modo per sapere cosa sta succedendo è controllare costantemente con tutti coloro che lavorano al progetto. Questo può diventare rapidamente noioso e dispendioso in termini di tempo.

Visto che i fogli di calcolo sono così problematici, perché non eliminarli del tutto? Dopotutto, esistono strumenti speciali, come piattaforme di traduzione o sistemi di gestione delle traduzioni (TMS) progettati specificamente per progetti di localizzazione di ogni tipo e dimensione.

Questa potrebbe essere la soluzione perfetta per molte aziende e privati. Tuttavia, la realtà è che se nei vostri progetti di localizzazione sono coinvolti molti soggetti interessati, dagli ingegneri ai product manager, dai traduttori ai fornitori, l'unico sistema con cui tutti hanno una certa familiarità sono i fogli di calcolo.

Fortunatamente, esiste una soluzione che consente di ottenere il meglio da entrambi i mondi: il plugin di traduzione per Google Sheets di Smartcat, un'integrazione che collega il vostro TMS con Google Sheets. In questo modo, tutti possono continuare a lavorare con gli strumenti con cui hanno più familiarità, godendo al contempo di tutti i vantaggi di un TMS centralizzato e basato su cloud.

In che modo l'integrazione di Google Sheets può esserti utile?

L'integrazione di Google Sheets con una piattaforma di gestione delle traduzioni può aiutarti a risolvere molti dei problemi di cui abbiamo parlato sopra. Ecco cosa ottieni:

• I traduttori possono lavorare in un editor appositamente progettato per la traduzione. Ciò significa che possono sfruttare funzionalità quali dizionari, glossari e controlli di qualità, tutti progettati per aiutarli a lavorare più velocemente e ottenere risultati migliori.

• Le stringhe ripetute vengono aggiornate automaticamente. Con un TMS, è possibile impostare memorie di traduzione che inseriscono automaticamente le traduzioni per le stringhe già tradotte, consentendo di risparmiare tempo, fatica e denaro.

• È possibile monitorare i progressi in tempo reale. Con una piattaforma di gestione delle traduzioni puoi vedere quante frasi, ovvero stringhe, sono state tradotte, quante sono ancora in sospeso e quanto costerà il progetto.

• I diritti di accesso di tutti sono chiaramente definiti. In un TMS, puoi controllare chi ha accesso a quali parti del progetto, cosa è autorizzato a fare e quando è autorizzato a farlo. Ad esempio, un revisore potrà solo rivedere e approvare le traduzioni dopo che sono state completate da un traduttore, e un traduttore non potrà interferire con il lavoro di un altro traduttore.

• Le modifiche vengono aggiornate in tempo reale. A condizione che si configuri un' integrazione, tutte le traduzioni saranno automaticamente trasferite al tuo sistema di gestione dei contenuti (CMS) o repository, eliminando la necessità di operazioni di importazione/esportazione che richiedono tempo e possono portare a errori.

L'integrazione di Smartcat con Google Sheet è stata progettata per aiutarti a semplificare il tuo flusso di lavoro di localizzazione e risparmiare tempo e denaro sui tuoi progetti di localizzazione.

Il processo di configurazione è semplice:

1. Installa il componente aggiuntivo Smartcat per Google Sheets.

2. Apri un foglio di calcolo con il testo originale o uno vuoto con le intestazioni delle colonne come mostrato di seguito:

1. Clicca sul pulsante dell'add-on Smartcat, accedi con il tuo account Smartcat e indica all'add-on quale colonna contiene il testo di partenza e quale colonna utilizzare per le traduzioni:

1. Un'opzione è quella di tradurre automaticamente il testo utilizzando la traduzione automatica basata sull'intelligenza artificiale di Smartcat:

1. Invia i testi a Smartcat affinché gli editori umani completino la traduzione:

Ecco fatto: ora puoi goderti tutte le funzionalità e i vantaggi di Smartcat, continuando a lavorare nella familiare interfaccia di Google Sheet se qualcuno dei tuoi stakeholder preferisce il tradizionale foglio di calcolo.

I fogli di calcolo hanno la loro utilità, ma diventano rapidamente un ostacolo quando si ha a che fare con progetti di traduzione o localizzazione di dimensioni e complessità significative. Fortunatamente, esistono strumenti che possono aiutarti a superare i loro limiti e ottenere il meglio da entrambi i mondi: la flessibilità di un foglio di calcolo e la potenza di un sistema di gestione delle traduzioni.

Se stai cercando un'integrazione con Google Sheets che ti aiuti a semplificare il tuo flusso di lavoro di localizzazione, ti invitiamo a provare il componente aggiuntivo Google Sheets di Smartcat: è gratuito e puoi iniziare a utilizzarlo con pochi clic.