Come TopCon ha scalato con sicurezza il processo di localizzazione dei contenuti: case study

Quando Topcon iniziò a registrare una crescita esponenziale nella sua gamma di prodotti, scoprì presto che la sua configurazione di localizzazione non era in grado di gestire il volume in rapido aumento di materiali di formazione localizzati e corsi di eLearning necessari per supportare sia i clienti che il personale a livello globale.

Per rimediare a questo problema, Michelle Quirke, Program Engagement Manager di Topcon con sede in Australia, ha scelto di collaborare con Smartcat come partner strategico per ampliare i contenuti multilingue, migliorare la produttività e accelerare la commercializzazione.

Fondata nel 1932, la Topcon Corporation è un produttore globale nei settori del posizionamento (rilievo e GPS), dell'edilizia e dell'agricoltura. Con 5.000 dipendenti, Topcon dispone di 65 uffici in 29 paesi in tutto il mondo e fornisce prodotti in 198 paesi e regioni. Nel 2021, Topcon ha realizzato vendite nette per 137,2 miliardi di yen (circa 1 miliardo di dollari).

Ogni volta che l'azienda lancia un nuovo prodotto, Michelle e il suo team devono fornire materiali di eLearning e formazione ai clienti e al personale in tutto il mondo per garantire che tutti siano aggiornati e completamente formati.

Hanno regolarmente bisogno di tradurre contenuti didattici in 10 lingue: tedesco, francese, italiano, giapponese, olandese, spagnolo, russo, turco, cinese semplificato e portoghese brasiliano.

Prima di collaborare con Smartcat, Topcon aveva implementato alcuni processi di traduzione di base che hanno funzionato per un certo periodo, ma quando l'azienda ha iniziato a crescere in modo esponenziale qualche anno fa, aveva bisogno di un modo per ampliare e accelerare il processo di localizzazione. Michelle e il suo team avevano specificamente bisogno di un modo per scalare i contenuti multilingue nei loro uffici regionali e per i loro clienti internazionali.

Inoltre, il team di Michelle aveva chiesto a dipendenti senza esperienza nella localizzazione di tradurre i contenuti. Sebbene fossero madrelingua, non avevano esperienza e, in definitiva, avevano una larghezza di banda limitata per supportare il carico di lavoro.

I flussi di lavoro intuitivi e di facile utilizzo di Smartcat hanno consentito a Topcon e in particolare al team di Michelle di impostare un processo di localizzazione sostenibile e produttivo, che richiedeva un onboarding minimo e garantiva trasparenza in tutte le funzioni.

Il team di Michelle ha poi ulteriormente potenziato il gioco di localizzazione e ha creato guide di stile e voci personalizzate per i propri clienti che, oltre ai glossari, potevano aggiungere come risorse a Smartcat.

"La facilità d'uso della piattaforma intuitiva di Smartcat, il supporto fornito da Smartcat e la possibilità di reperire revisori o fornitori freelance all'interno della stessa piattaforma. Tutto ciò di cui ho bisogno è qui, in un'unica soluzione di intelligenza artificiale in linguaggio aziendale".

Il team di Michelle è stato in grado di utilizzare la prima soluzione di sourcing di revisori basata sull'intelligenza artificiale di Smartcat per trovare, integrare e avviare rapidamente progetti con traduttori e correttori di bozze dal Marketplace di Smartcat, integrato nei suoi flussi di lavoro basati sull'intelligenza artificiale e sugli esseri umani. Il Marketplace di Smartcat è il più grande del settore, con oltre 500.000 revisori e agenzie verificati. In effetti, Smartcat si distingue nel settore della localizzazione con oltre il 50% del mercato dei traduttori sulla sua piattaforma.

Michelle ha anche affermato di essere riuscita a coltivare un rapporto diretto e continuativo con i traduttori provenienti dal Marketplace di Smartcat, che hanno imparato a conoscere i prodotti Topcon e a percepire il tono del marchio.

"Ora possiamo creare facilmente varianti di un flusso di lavoro di base tra intelligenza artificiale e esseri umani per gestire meglio il processo ed eliminare attività manuali ad hoc. Avevamo bisogno di maggiore collaborazione nella fase di creazione dei contenuti per garantire che tutte le informazioni nel nostro flusso di lavoro soddisfacessero i nostri requisiti di traduzione."

I flussi di lavoro di localizzazione automatizzati eliminano gli aspetti di ripetizione manuale riducendo il tempo necessario per eseguire un'attività, il rischio di errore e il controllo continuo di attività che potrebbero essere state trascurate. In precedenza, i processi erano isolati: inviavano e ricevevano traduzioni tramite e-mail, importavano ed esportavano manualmente file e comunicavano con i traduttori e il personale interno in modo decentralizzato.

"I flussi di lavoro automatizzati AI-umani di Smartcat ci consentono di 'impostare e dimenticare' e ci danno la certezza che il lavoro venga svolto".

Il team di Michelle ha inoltre iniziato a utilizzare AI Translation di Smartcat con la soluzione di gestione automatizzata dei progetti "Lights Out". Utilizza la traduzione automatica e le memorie di traduzione di Smartcat, si occupa di operazioni di routine come l'assegnazione e la suddivisione del carico di lavoro tra i fornitori e garantisce una trasparenza totale. Si occupa anche della fatturazione e del pagamento dei revisori grazie alla sua piattaforma di approvvigionamento conforme alle normative aziendali.

"La soluzione di traduzione AI e gestione automatizzata dei progetti di Smartcat mi ha fatto risparmiare molto tempo e lavoro. Una volta impostati, posso lasciarli fare le loro cose. Tutte queste funzionalità funzionano davvero bene insieme.”

Michelle ha inoltre collegato Smartcat all'integrazione Jira di TopCon per inviare e ricevere traduzioni in modo automatico e continuo.

“Una volta approvata una richiesta di traduzione Jira, mi viene notificato il nuovo progetto in Smartcat. Verifico la configurazione del progetto e poi lo assegno al revisore AI di Smartcat per l'approvvigionamento e la gestione automatizzata del progetto. Una volta terminato il progetto (dopo la fase finale di correzione di bozze interna), ricevo una notifica che il ticket di traduzione Jira è stato aggiornato con i file di destinazione allegati e il progetto Smartcat è completo.”

La piattaforma di intelligenza artificiale di Smartcat, semplice da usare, offre inoltre agli sviluppatori la flessibilità di personalizzare flussi di lavoro e integrazioni, un aspetto che, come ha sottolineato Michelle, ha contribuito a migliorare i loro flussi di lavoro.

“Abbiamo prodotto 298 progetti; di questi, oltre l'80% riguardava corsi eLearning. Smartcat ci ha permesso di portare le nostre prime due lingue target a dieci in modo facile e veloce."

Ciò che prima richiedeva al dipartimento 13 ore per produrre un corso eLearning in 10 lingue è stato ridotto a 11 ore per corso con la nuova integrazione Jira. La traduzione AI di Smartcats e la gestione automatizzata dei progetti, che gestisce il progetto dall'assegnazione delle attività al completamento, fanno risparmiare a TopCon circa due ore aggiuntive per corso.

"Il risultato più significativo è la mia fiducia nella nostra capacità di aumentare facilmente e rapidamente la quantità di localizzazione dei contenuti che possiamo eseguire. Poiché il nostro pubblico principale è composto da dipendenti, rivenditori, clienti e utenti finali, abbiamo il potenziale per fornire un reale valore aggiunto alla loro esperienza di apprendimento".