Come la centralizzazione dei servizi linguistici può aiutare a costruire comunità più inclusive: uno studio di caso della città di Seattle

Questo articolo è un riassunto di a argomento di studio originariamente pubblicato sul sito web del Migration Policy Institute. L'autore del caso di studio è Peggy Liao , specialista in programmi di accesso linguistico e politiche presso la città di Seattle.

Quando parliamo di accesso alla lingua, spesso pensiamo a fornire servizi di interpretariato per aiutare le persone con una conoscenza limitata dell’inglese (LEP) a comunicare con il personale governativo e a partecipare alla vita civica. Ma la traduzione è altrettanto importante, se non di più.

La città di Seattle lo ha imparato in prima persona quando ha rinnovato il suo programma di accesso linguistico durante la pandemia di COVID-19. La città si affidava da tempo a un approccio decentralizzato alla traduzione, ma ha deciso di centralizzarlo per garantire un vero accesso ai residenti immigrati e rifugiati.

In questo caso di studio, daremo un'occhiata a come la città di Seattle ha centralizzato i propri servizi di traduzione, quali vantaggi ha riscontrato finora e quali misure possono intraprendere altre città per migliorare i propri programmi di accesso linguistico.

Prima di centralizzare i suoi servizi di traduzione, la città di Seattle aveva un sistema decentralizzato in cui ogni dipartimento era responsabile dell'appalto dei servizi linguistici in base alle necessità. Questo approccio frammentario era inefficiente e spesso comportava una duplicazione degli sforzi e una qualità non uniforme.

A causa della mancanza di un database centrale in cui siano archiviate tutte le traduzioni, vari dipartimenti potrebbero finire per tradurre lo stesso documento più volte. Oltre all'aumento dei costi, ciò potrebbe anche significare che lo stesso termine potrebbe essere tradotto in modo diverso nei vari dipartimenti, il che potrebbe confondere e frustrare gli studenti LEP.

Di fronte a una domanda senza precedenti di servizi di traduzione durante la pandemia, la città ha ritenuto necessario un approccio più snello e centralizzato.

La prima cosa che ha fatto la città di Seattle è stata quella di centralizzare la traduzione dei documenti . Per raggiungere questo obiettivo, ha creato un team di oltre 50 professionisti della comunità locale per tradurre i materiali nelle 20 lingue più parlate a Seattle. Il team di accesso linguistico dell'Ufficio per gli affari degli immigrati e dei rifugiati (OIRA) è diventato il fulcro dei servizi di traduzione.

In secondo luogo, la città ha deciso di utilizzare una piattaforma linguistica per supportare i suoi sforzi di centralizzazione. Dopo aver esaminato diverse opzioni, la città ha scelto Smartcat, una piattaforma di intelligenza artificiale basata sul cloud e basata sul linguaggio aziendale. La sua natura online ha facilitato l'accesso alla forza lavoro distribuita della città e le sue numerose funzionalità, come memoria di traduzione, glossari e strumenti di garanzia della qualità, hanno contribuito a ottimizzare i flussi di lavoro e ad accelerare il processo mantenendo la qualità. La piattaforma consente inoltre di pagare tutti i fornitori in un'unica soluzione, semplificando il processo di approvvigionamento.

Se in precedenza diversi dipartimenti potevano finire per tradurre lo stesso documento più volte, ora ci sarebbe un archivio centrale per tutte le traduzioni, in modo che qualsiasi dipartimento potesse accedervi e riutilizzarle secondo necessità.

Con il nuovo sistema in atto, il Language Access Team è ora in grado di gestire le richieste di servizi di traduzione in modo molto più efficiente.

Ecco come funziona:

1. Qualsiasi dipendente della città può inviare un documento al portale Smartcat. Possono vedere subito il costo e successivamente monitorare i progressi.

2. Il team Language Access vede il progetto comparire nel proprio spazio di lavoro Smartcat. Possono tradurlo tramite intelligenza artificiale e poi assegnarne la revisione a un revisore della community.

3. I revisori della community accedono a Smartcat e visualizzano un'interfaccia tabellare in cui il testo originale è suddiviso in frasi, rappresentate come righe. Vedono l'originale sulla sinistra e la traduzione dell'IA sulla destra.

4. Se più revisori lavorano sullo stesso documento, possono vedere i progressi degli altri in tempo reale e lasciare commenti.

5. In questo processo, i revisori hanno accesso alle memorie di traduzione, ovvero al database dei contenuti tradotti in precedenza. Non devono nemmeno cercarlo manualmente. Ogni volta che Smartcat "vede" una traduzione già fatta in precedenza, questa viene visualizzata come suggerimento.

6. I revisori possono anche accedere ai glossari, dove possono cercare parole o frasi specifiche le cui traduzioni sono state approvate come standard.

7. Una volta completata la traduzione, il Language Access Team può visualizzarla immediatamente, senza dover caricare o ricevere file via e-mail.

8. Due volte al mese, il team preparerà una fattura nella piattaforma che copre tutte le traduzioni completate per il mese. Una volta pagata la fattura, Smartcat distribuisce i fondi ai revisori in modo appropriato.

Finora la città di Seattle ha riscontrato numerosi vantaggi grazie alla centralizzazione dei suoi servizi linguistici in vari modi.

• Accesso equo . Consolidando tutti i servizi linguistici in un unico luogo, la Città è stata in grado di garantire un accesso equo ai residenti immigrati e rifugiati . Ora la sensibilizzazione e le comunicazioni possono essere condotte in modo più coordinato, con tutti i dipartimenti che lavorano dalla stessa banca di traduzioni.

• Comunicazione coerente . L'uso da parte della Città di memorie di traduzione e glossari ha contribuito a garantire una comunicazione linguistica coerente e professionale in tutti i dipartimenti. Le memorie di traduzione e i glossari aiutano a garantire che lo stesso termine venga tradotto ogni volta nello stesso modo, evitando così confusione o frustrazione per i residenti LEP .

• Flussi di lavoro efficienti con l'intelligenza artificiale . L'uso dell'intelligenza artificiale ha contribuito a ottimizzare i flussi di lavoro e ad accelerare il processo di traduzione, mantenendone inalterata la qualità. Poiché tutti i reparti hanno ora accesso allo stesso pool di traduzioni, non è necessario duplicare gli sforzi o preoccuparsi di incoerenze .

• Forza lavoro locale . Grazie alla collaborazione con i revisori della comunità, la città è stata in grado di supportare la forza lavoro locale. In questo modo, i residenti immigrati e rifugiati non solo hanno un migliore accesso ai servizi comunali, ma hanno anche l’opportunità di lavorare per la Città e contribuire alla loro comunità .

La storia della città di Seattle non è affatto unica. Molte altre città e comuni, infatti, si trovano ad affrontare le stesse sfide per quanto riguarda l’accesso alla lingua. Ciò è particolarmente rilevante nell'attuale situazione geopolitica, in cui centinaia di migliaia di rifugiati e immigrati stanno migrando verso le città di tutto il mondo.

L'esperienza della città di Seattle può aiutare altri comuni a migliorare i propri programmi di accesso linguistico adottando questi cinque passaggi chiave:

1. Unico punto di responsabilità . Nominando uno staff a tempo pieno per la politica di accesso alla lingua, la Città può garantire che al programma venga data l'attenzione che merita.

2. Standardizzazione . Creando glossari e utilizzando memorie di traduzione , la Città può garantire che le sue traduzioni siano coerenti e di alta qualità.

3. Comunità locali . Collaborando con i revisori professionisti locali, la città può supportare la forza lavoro locale .

4. Tecnologia . Utilizzando la tecnologia in modo giudizioso, la città può ottimizzare i flussi di lavoro e accelerare il processo di traduzione mantenendo la qualità.

Condivisione delle migliori pratiche . Aderendo a una rete regionale di accesso linguistico , la Città può condividere le migliori pratiche con altri comuni e imparare dalle loro esperienze.

Grazie alle soluzioni di localizzazione basate sull'intelligenza artificiale offerte da Smartcat, le città possono adottare un approccio più olistico e coordinato all'accesso alle lingue. Centralizzando i servizi linguistici, possono garantire un accesso equo a tutti i residenti, flussi di lavoro efficienti e comunicazioni coerenti tra tutti i reparti.