31 ore di lavoro risparmiate mensilmente: la trasformazione delle traduzioni di Babbel con Smartcat

Theresa Hein, responsabile della strategia dei contenuti e della localizzazione, e Chiara Zannoni, responsabile della localizzazione per il team marketing, hanno incontrato Loie Favre, responsabile dei contenuti di Smartcat, per discutere di come sono progrediti i loro progetti di traduzione da quando hanno iniziato a utilizzare Smartcat nell'ottobre 2022.

Poiché i reparti marketing e prodotto sono i due maggiori clienti interni, il team di localizzazione è responsabile della localizzazione di una vasta gamma di tipologie di contenuti:

• Articoli del blog

• Tutte le risorse di marketing a pagamento e organiche

• CRM (una grande parte del loro contenuto)

• Sondaggi per i team di ricerche di mercato e UX

• Interfaccia utente del prodotto

• Multimedia inclusi video, YouTube, sottotitoli e script

Per iniziare, hanno discusso di alcuni dei problemi che avevano riscontrato prima di iniziare a usare Smartcat.

Prima di passare a Smartcat, il processo di traduzione era suddiviso in diverse piattaforme e comportava molto lavoro manuale, come il copia e incolla tra le app. Memorizzavano gli articoli come Google Documenti e dovevano scaricare manualmente i testi di origine da WordPress e poi caricarli nuovamente. Per ogni richiesta di traduzione, dovevano creare un ticket su ClickUp (uno strumento di gestione dei progetti non realizzato per la localizzazione).

Trovare fornitori competenti in grado di gestire la crescente gamma di lingue tradotte richieste da Babbel si è rivelato un'operazione che ha richiesto molto tempo. 

Il team ha dedicato molto tempo all'esplorazione di varie piattaforme (LinkedIn e reti personali) alla ricerca di fornitori idonei, raccogliendo dettagli rilevanti, impegnandosi in trattative per stabilire termini e tariffe, conducendo test e facilitando il processo di onboarding, basandosi principalmente sulla comunicazione via email. 

Inoltre, il team ha incontrato particolari difficoltà nel reperire fornitori competenti in combinazioni linguistiche rare.

Babbel aveva un pool di circa 50 fornitori freelance. Ogni mese dovevano elaborare tra le 20 e le 30 fatture, che venivano pagate dal reparto contabilità. Hanno monitorato tutto nei fogli di calcolo, comprese le attività, il conteggio delle parole, i tipi di servizi e i prezzi finali.

Quando i linguisti inviavano le fatture, il team di localizzazione doveva confrontarle manualmente con i fogli di calcolo. A volte, il team di contabilità trovava errori, costringendo il team di localizzazione a contattare i linguisti via e-mail per richiedere correzioni.

Oltre al reperimento e al pagamento, il team di Theresa e Chiara ha gestito l'intero progetto di localizzazione tramite più piattaforme. Una di queste era la posta elettronica, in cui si passava molto tempo a discutere della disponibilità dei fornitori, a scambiare file e a informarsi sulle attività completate, senza alcun modo di vedere in tempo reale i progressi dei fornitori esterni.

Il team di localizzazione di Babbel ha deciso di adottare un approccio più snello e centralizzato alla traduzione e alla localizzazione, che eliminasse passaggi manuali come il copia e incolla tra piattaforme, lunghe ricerche di fornitori e pagamenti.

Smartcat ha creato un connettore WordPress personalizzato per Babbel, che ora è un'integrazione Plug&Play ampiamente utilizzata e disponibile per tutti gli utenti Smartcat.

La rivista è un blog incentrato sulla cultura e sulla lingua con lo scopo di ispirare, aiutare ed educare gli studenti di lingue Babbel.

1. Il contenuto viene estratto automaticamente da WordPress.

Il connettore Smartcat per WordPress estrae istantaneamente i testi sorgente dal sistema di gestione dei contenuti (CMS) di WordPress e li inserisce in un progetto di traduzione sulla piattaforma di intelligenza artificiale Smartcat. Le traduzioni possono essere richieste anche direttamente da WordPress.

2. Una traduzione AI viene prodotta nel sistema Smartcat TMS, progettato per garantire semplicità, collaborazione e alta qualità. Successivamente, ove necessario, i revisori esperti eseguono un controllo di qualità. Tutte le traduzioni approvate vengono salvate in una memoria di traduzione.

La traduzione AI viene verificata da revisori selezionati provenienti dal pool di freelance di Babbel o da Smartcat Marketplace. Questi revisori collaborano con i team di localizzazione e di editing di Babbel nell'editor Smartcat. I revisori esterni verificano la traduzione dell'IA e il team interno approva il loro lavoro. 

3. Il contenuto tradotto viene reinserito nel CMS WordPress e nelle versioni localizzate del sito.

Una volta approvato il compito di traduzione, le traduzioni vengono automaticamente reinserite nelle versioni localizzate del sito web WordPress. In questo modo si crea un processo di localizzazione continuo che non richiede assolutamente operazioni di copia e incolla.

Gli editori locali di Babbel si occupano di qualsiasi ulteriore formattazione richiesta in WordPress e trovano la nuova integrazione molto utile.

L'integrazione con Google Fogli ha aiutato il team di Babbel a creare un flusso di lavoro di traduzione continuo per quanto riguarda la localizzazione dei propri testi di marketing. Ciò significava che potevano lavorare nel loro consueto ambiente digitale, ovvero aggiungere ai fogli di calcolo il testo necessario per le pagine web, gli annunci digitali, le risorse visive, i video e altro ancora.

L' integrazione di Google Fogli estrae il testo sorgente dai fogli di calcolo e lo inserisce in Smartcat, dove viene tradotto dall'intelligenza artificiale e poi verificato, ove necessario, da revisori specializzati in marketing. Infine, il sistema reinserisce i contenuti localizzati accattivanti e degni di clic nelle colonne della lingua corrispondente.

Smartcat AI Actions sfrutta miglioramenti contestuali per produrre traduzioni e apprendere il tono, la voce e la terminologia specifica del tuo marchio. Smartcat garantisce inoltre solide misure di sicurezza per proteggere i dati degli utenti e crittografa e archivia i dati in data center sicuri in luoghi diversi, aderendo a rigide normative di conformità. I dati non vengono mai utilizzati per addestrare l'intelligenza artificiale generativa.

Anche la responsabile della localizzazione, Chiara, ora utilizza la soluzione di approvvigionamento conforme alle aziende Smartcat per reperire i fornitori. Utilizza la funzionalità di sourcing basata sull'intelligenza artificiale che abbina le coppie di lingue, la specializzazione, la disponibilità, le tariffe e le recensioni dei revisori in base alle esigenze aziendali in termini di contenuti e progetti.

Inoltre, il team ha accesso al database Smartcat Marketplace, che conta 500.000 linguisti selezionati.

"Con Smartcat Marketplace, potremmo coprire più lingue rispetto a prima e avere molta flessibilità, soprattutto quando cerchiamo combinazioni linguistiche non comuni per la nostra rivista."

Grazie a Smartcat, Babbel può ora assumere e pagare tutti i revisori tramite un unico contratto e un'unica fattura. Tutte le attività in corso e i lavori completati possono essere visualizzati su una pagina centralizzata sulla piattaforma, aggiornata in tempo reale, senza lasciare spazio a errori o incomprensioni.

Il team di localizzazione sapeva che era importante per la propria unità aziendale calcolare e misurare i KPI di traduzione e localizzazione per mostrare i progressi compiuti nell'anno precedente.

• 7 ore risparmiate grazie al connettore WordPress

• 4 ore risparmiate nel processo di fatturazione

• 18 ore risparmiate evitando incarichi di traduzione manuale

• 2 ore risparmiate per cercare linguisti

• Consegna puntuale al 95%.

Poiché la qualità, l'adeguatezza culturale e l'attenzione al cliente sono al centro della cultura aziendale di Babbel, il team di localizzazione ha preso a cuore questi valori per migliorare attivamente i processi di traduzione e localizzazione dell'azienda. Utilizzando la piattaforma olistica e completa di intelligenza artificiale linguistica aziendale Smartcat, sono riusciti a migliorare l'efficienza del flusso di lavoro e a ottenere più contenuti multilingue in meno tempo.

Anche il team di localizzazione di Babbel è riuscito a raggiungere livelli di qualità eccellenti grazie alle procedure di traduzione e controllo qualità definite: contenuti di qualità al 100% consegnati agli stakeholder interni.

Babbel continuerà a utilizzare Smartcat AI per gestire i suoi materiali di marketing e vendita multilingue. Il team di prodotto ha confermato di essere in procinto di migrare verso Smartcat come strumento principale per localizzare l'interfaccia utente della piattaforma di apprendimento Babbel.